Tổng quan về hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là một tập hợp thông tin thực tế về nhân sự trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức, được biên soạn và quản lý theo các quy tắc cụ thể để hỗ trợ quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự. Hồ sơ nhân sự bao gồm thông tin liên quan đến người lao động và người quản lý: mô tả công việc, quá trình tuyển dụng, đào tạo, thăng chức, lương thưởng, và các chính sách phúc lợi.
Nó có thể chứa các mục như sơ yếu lý lịch, thông tin bảo hiểm, hợp đồng lao động, lịch sử công tác, chính sách lương thưởng và các thông tin liên quan đến nghỉ phép của người lao động.
Thông tin trong hồ sơ nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong quản lý hành chính nhân sự. Bộ hồ sơ này chủ yếu được sử dụng để tính toán các khoản lương và chấm công nhân sự, do đó, việc bảo quản hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng.
Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân viên
Dưới đây là một số lý do mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học:
Tuân thủ Pháp luật: Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một yêu cầu bắt buộc theo Luật Việt Nam và tất cả các doanh nghiệp đều cần tuân thủ nguyên tắc này. Bộ phận hành chính phải chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động trong doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự hiệu quả: Quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả giúp nâng cao khả năng quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Việc này giúp đưa ra quyết định liên quan đến phát triển nhân sự một cách kịp thời và chính xác.
Đưa ra quyết định tốt hơn: Quản lý thông tin nhân sự một cách chặt chẽ cung cấp cơ sở dữ liệu để đưa ra quyết định hiệu quả, đặc biệt là trong quá trình phát triển nhân sự.
Giải quyết tranh chấp: Hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh hỗ trợ quản lý nhân sự trong việc giải quyết các tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn nhất
Hồ sơ nhân sự đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cấu trúc của một doanh nghiệp. Bộ phận hành chính nhân sự cần phải hiểu rõ và tuân thủ các nguyên tắc và quy định liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. Dưới đây là ba quy định quan trọng được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam mà bạn không thể bỏ qua:
Hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp phải liên kết chặt chẽ với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Điều này là quan trọng vì thường những bộ hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại doanh nghiệp và khi cơ quan thuế kiểm tra quyết toán, doanh nghiệp sẽ cung cấp hồ sơ này.
Trong suốt quá trình làm việc, các bộ hồ sơ của người lao động sẽ được lưu trữ tại doanh nghiệp và liên kết với toàn bộ quá trình làm việc của công ty.
Hồ sơ Nhân sự cần lưu trữ ở doanh nghiệp sẽ bao gồm các yếu tố như loại lao động, quy chế lao động, quy chế lương, thưởng, phạt và hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên, cách lưu trữ hồ sơ có thể thay đổi tùy thuộc vào quy chế của từng doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự, hành chính nhân sự cần là người hiểu rõ nhất về các yêu cầu và cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Theo quy định của từng tổ chức hay doanh nghiệp, nội dung của bộ hồ sơ nhân sự có thể thay đổi. Để có cái nhìn tổng quan về thành phần của một bộ hồ sơ nhân sự cần những gì, bạn có thể tham khảo quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân viên như sau:
Đối với người lao động thử việc
Hồ sơ nhân sự đầy đủ sẽ chứa những tài liệu sau:
Sơ yếu lý lịch của người lao động.
Bản sao CMND/CCCD của người lao động (đã được công chứng).
Một số giấy tờ và bằng cấp, được sao chép và công chứng của người lao động.
Nếu người lao động là người nước ngoài, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, kèm theo visa lưu trú có hiệu lực và giấy phép lao động tại Việt Nam.
Trong trường hợp nhân công của công ty nằm trong độ tuổi từ 15 đến 18, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng đã có sự đồng ý về việc ký hợp đồng và sử dụng lao động, đồng thời đã được ghi chép bằng văn bản.
Đối với người lao động chính thức
Khi người lao động chuyển từ tình trạng thử việc thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, họ cần bổ sung giấy tờ vào hồ sơ thử việc đã nộp trước đó. Những giấy tờ phát sinh và quan trọng trong quá trình làm việc bao gồm:
Hợp đồng lao động chính thức, được soạn bởi doanh nghiệp và yêu cầu chữ ký đầy đủ của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Các thông tin về việc doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động, với mức đóng phụ thuộc vào phần tiền lương hàng tháng của họ.
Phụ lục trong hợp đồng lao động, bao gồm các điều khoản chi tiết.
Quyết định của doanh nghiệp về thăng cấp và tăng lương cho người lao động.
Mọi giấy tờ mới phát sinh từ hoạt động của người lao động cần được làm thành hai bản với đầy đủ chữ ký giữa cả hai bên và được lưu trữ nội bộ trong doanh nghiệp.
Đối với người lao động dưới 15 tuổi
Các doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15 cần chuẩn bị những tài liệu sau:
Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người lao động, được công chứng bởi người đại diện theo quy định pháp luật.
Văn bản đồng ý cho phép người đại diện hợp pháp đứng ra ký kết hợp đồng cho người lao động dưới 15 tuổi.
Các lao động chính thức yêu cầu các giấy tờ với mức độ chi tiết cao hơn, do đó, doanh nghiệp cần phải cẩn trọng khi quản lý và lưu trữ tài liệu của nhân viên.
Các loại hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự bao gồm nhiều loại khác nhau như hồ sơ nhân viên, hồ sơ về kỹ năng và kinh nghiệm, hồ sơ đào tạo và bồi dưỡng, cùng hồ sơ về khen thưởng và kỷ luật. Mỗi loại hồ sơ đều phục vụ những mục đích cụ thể như sau:
Hồ sơ thông tin nhân viên
Loại hồ sơ này chứa đựng thông tin cơ bản về nhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, trình độ văn hóa,... Đây là những thông tin cơ bản mà mọi doanh nghiệp đều cần có. Mọi nhân viên trong công ty đều phải có hồ sơ thông tin nhân viên và kiểu hồ sơ này được thiết kế để đơn giản và ngắn gọn, giúp nhà quản lý dễ dàng tra cứu mà không mất nhiều thời gian tìm hiểu và suy luận.
Hồ sơ kỹ năng và kinh nghiệm
Hồ sơ này được thiết kế đặc biệt cho những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành và không phù hợp cho những người mới bắt đầu. Hồ sơ này được chia thành hai phần: một phần về kỹ năng của nhân viên và một phần về kinh nghiệm làm việc của họ. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể phân công công việc phù hợp cho từng đối tượng, tránh tình trạng giao nhầm công việc và làm tăng áp lực cho nhân viên. Loại hồ sơ này cũng giúp lãnh đạo nhận biết những nhân viên có tiềm năng, từ đó tiến hành đào tạo và bồi dưỡng năng lực cho các vị trí quan trọng trong công ty.
Hồ sơ đào tạo và bồi dưỡng
Để phát triển, công ty cần tổ chức các khóa đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên. Mỗi khóa học sẽ có mục tiêu riêng, mang đến các giá trị khác nhau cho đội ngũ nhân sự. Vì vậy, thông qua loại hồ sơ này, doanh nghiệp sẽ thu thập thông tin chi tiết để tổ chức những khóa đào tạo phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhân sự. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đào tạo nhân sự trong công ty mà còn giảm số lượng các khóa học mà nhân viên cần tham gia trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Hồ sơ khen thưởng và kỷ luật
Hồ sơ này được tạo ra để lưu trữ các quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật đối với từng nhân sự. Đây là một nguồn thông tin quan trọng giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá trình độ, kỹ năng, và thái độ làm việc của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, thực tế là không nhiều doanh nghiệp sử dụng loại hồ sơ này, chỉ một số ít thực hiện việc thu thập và lưu trữ thông tin về khen thưởng và kỷ luật.
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo qua như sau:
Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự
Trước khi chuyển toàn bộ hồ sơ để lưu trữ, hãy thực hiện quá trình phân loại hồ sơ để tối ưu hóa công việc. Việc phân loại giúp làm cho quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Đây là một trong những phương pháp hiệu quả để lưu trữ hồ sơ nhân sự mà các doanh nghiệp nên áp dụng.
Hồ sơ nhân sự thường được phân loại thành nhóm như sau: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác... Bên trong các nhóm này, bạn có thể tiến hành phân chia thành các nhóm nhỏ để thuận tiện hơn trong quá trình tìm kiếm.
Một mẹo hữu ích để tổ chức hồ sơ nhân sự một cách khoa học là sắp xếp chúng dựa trên các mốc thời gian. Với cách này, bạn có thể tách hồ sơ thành các nhóm con khác nhau. Phương pháp lưu trữ này cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần một cách thuận tiện hơn.
Bước 2: Chọn nơi lưu trữ hồ sơ
Một số doanh nghiệp có thể chọn lựa lưu trữ hồ sơ nhân sự tại trụ sở chính của mình, trong khi một số khác có thể thuê các kho để quản lý hồ sơ, đây là cách quản lý hiệu quả. Sự lựa chọn về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự thường phụ thuộc vào tính chất công việc và tình hình kinh tế cụ thể, đặt ra những ưu tiên khác nhau cho mỗi doanh nghiệp.
Dù hồ sơ nhân sự được lưu trữ ở đâu, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo một số yếu tố quan trọng như sau:
Địa điểm lưu trữ thoáng đãng, đặc biệt là không bị thấm nước.
Không gian lưu trữ không có động vật gặm nhấm như gián, chuột.
Đảm bảo rằng nơi lưu trữ hồ sơ có khả năng bảo quản trong thời gian dài mà không gặp vấn đề.
Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ
Sau khi đã phân loại các hồ sơ cụ thể, bây giờ bạn có thể tận dụng bản mềm để thiết kế các mục lưu trữ riêng biệt. Bản mềm sẽ tạo ra các tệp lưu trữ trên máy tính, đồng thời, bản cứng sẽ được tổ chức một cách có hệ thống trong kho.
Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự định kỳ
Trong quá trình lưu trữ, việc quản lý hồ sơ nhân sự sử dụng Excel và bản cứng yêu cầu sự kiểm tra và cập nhật đều đặn. Ngày nay, việc quản lý thông tin nhân sự qua giấy tờ và Excel dần giảm bớt, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.
Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải vấn đề như ẩm ướt, mốc hoặc thất lạc, việc sử dụng bản scan hồ sơ trên nền tảng số hóa giúp bảo quản thông tin một cách hiệu quả, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và đảm bảo an toàn hơn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình quản lý hồ sơ.
Quản lý hồ sơ nhân sự thông qua phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm việc đính kèm bản scan hồ sơ cho từng nhân viên, thuận tiện tra cứu, và giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ của từng nhân viên được quản lý tập trung, liên tục từ khi họ bắt đầu công việc đến khi kết thúc mối quan hệ lao động.
Một số câu hỏi liên quan về hồ sơ nhân sự?
Dưới đây là một số câu hỏi liên quan về hồ sơ nhân sự mà bạn có thể tham khảo qua như sau:
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học việc gồm có những gì?
Bộ hồ sơ xin việc bao gồm đầy đủ các giấy tờ (bản photo công chứng) như sau:
Đơn xin việc
Sơ yếu lý lịch
Chứng minh thư (bản photo công chứng)
Bằng cấp (bản photo công chứng)
Trong trường hợp người lao động là người nước ngoài, ngoài các giấy tờ đã nêu trên, người lao động cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam.
Đối với lao động từ 15 - 18 tuổi, người sử dụng lao động cần có văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động.
Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động dưới 15 tuổi, cần chuẩn bị:
Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi.
Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động.
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức gồm có những gì?
Đối với nhân viên chính thức, hồ sơ lao động của họ sẽ được bổ sung và tích hợp vào hồ sơ thử việc và học việc, gồm cả các tài liệu phát sinh trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Hồ sơ này sẽ chứa:
Hợp đồng lao động chính thức, được công ty tự soạn và yêu cầu có chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Doanh nghiệp sẽ thực hiện việc đóng bảo hiểm cho người lao động dựa trên mức lương theo hợp đồng lao động.
Nếu có phụ lục hợp đồng (trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cao hơn mức đóng bảo hiểm), nó sẽ được kèm theo.
Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, mọi quyết định về thăng cấp, tăng lương sẽ được ghi nhận trong quyết định nội bộ của doanh nghiệp.
Mọi giấy tờ phát sinh có chữ ký của người lao động sẽ được sao chép thành hai bản và lưu trữ trong hồ sơ tại doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự với người lao động có độ tuổi dưới 15 gồm những gì?
Đối với nhân sự dưới 15 tuổi, bộ hồ sơ cần bao gồm các giấy tờ quan trọng sau:
Chứng minh nhân dân (CMND), thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi.
Quyết định chấp thuận việc người đại diện theo pháp luật tự đặt vấn đề và ký kết hợp đồng lao động cho người dưới 15 tuổi.
Có nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel?
Dưới đây là một số ưu nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel như sau:
Ưu điểm:
Dễ dàng sử dụng và quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel mà không yêu cầu kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin.
Linh hoạt trong việc tùy chỉnh bảng tính và biểu đồ theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cho phép quản lý và phân loại thông tin nhân sự một cách linh hoạt và theo ý muốn.
Tính tương thích cao, dễ dàng chia sẻ và truyền tải thông qua email hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây, giúp tiếp cận dữ liệu từ xa và hỗ trợ sự phối hợp công việc giữa các thành viên trong tổ chức.
Nhược điểm:
Excel là lựa chọn phù hợp cho việc quản lý hồ sơ nhân sự trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa. Tuy nhiên, khi tổ chức lớn hơn và có số lượng nhân viên đông, việc sử dụng Excel có thể gặp khó khăn và không hiệu quả.
Dễ phát sinh lỗi và mắc phải sai sót khi nhập liệu hoặc thao tác không chính xác, điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu nhân sự.
Excel có giới hạn về tính năng so với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Các tính năng phức tạp như theo dõi chấm công, quản lý đào tạo, hay xây dựng báo cáo phân tích sâu hơn có thể khó thực hiện trên Excel.
Do đó, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel có thể phù hợp cho các tổ chức nhỏ và yêu cầu đơn giản. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu quản lý phức tạp hơn, việc xem xét sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp là lựa chọn hợp lý để đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy cao hơn.
Trên đây Zilcode đã cung cấp các thông tin quan trọng giúp quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. Những thông tin này cũng hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xây dựng chiến lược nhân sự, phát triển đội ngũ và tối ưu hóa chiến lược nhân sự một cách toàn diện. Nếu bạn thấy bài viết này hay hãy thường xuyên theo dõi trang hoặc Fanpage Zilcode để đón đọc những nội dung bổ ích nhất!