top of page

Hệ thống thông tin nhân sự là gì? Vai trò và các chức năng

Updated: Feb 28

Hệ thống thông tin nhân sự là một phần quan trọng của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Từ việc quản lý thông tin cá nhân đến tối ưu hóa các quy trình làm việc, hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và nâng cao hiệu suất làm việc. Để hiểu rõ hơn về vai trò, tính năng của hệ thống thông tin nhân sự, hãy cùng Zilcode tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

Hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự là nền tảng lưu trữ dữ liệu về nguồn nhân lực, mà phòng Nhân sự sử dụng để thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin. Hệ thống này đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp hỗ trợ để người dùng có thể đưa ra các quyết định tốt hơn trong quá trình quản lý tổ chức.

Hơn nữa, hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực cũng có khả năng giúp tổ chức hiệu quả hóa việc tập hợp và sử dụng nguồn lực nhân sự cho các hoạt động kinh doanh của họ. Nó giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn nhân lực và rằng nhân viên được phân công và sử dụng một cách hiệu quả.

Hệ thống thông tin nhân sự
Hệ thống thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển chiến lược và kế hoạch tổ chức. Thông qua hệ thống quản lý này, người dùng có thể khai thác dữ liệu cần thiết để dự báo, phân tích, tìm kiếm thông tin, và thực hiện các công việc quản lý liên quan đến nhân sự và chiến lược tổ chức.

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Một số tầm quan trọng của hệ thống tin quản lý nhân sự mà bạn có thể tham khảo qua như sau:

Phản ánh chính xác tiềm lực con người của tổ chức

Con người là yếu tố cốt lõi quyết định tới sức cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp cả sức lực thể chất và sức lực trí tuệ cho tổ chức. Họ thực hiện những nhiệm vụ không thể tự động hóa như quan tâm đến khách hàng và xử lý sự cố, đồng thời tham gia vào việc quản lý tài nguyên, phân bổ nguồn lực, và thực hiện chiến lược doanh nghiệp. Để tận dụng tối đa tiềm năng của nguồn lực con người, quản trị cần sử dụng hệ thống quản trị thông tin để hiểu rõ và đánh giá chính xác giá trị và tiềm năng mà nhân lực có thể mang lại.

Hệ thống thông tin nhân sự là công cụ toàn diện cho việc hiểu và quản lý tài năng của đội ngũ nhân sự. Nó cung cấp dữ liệu về biến động nhân sự, chất lượng lao động, và tiềm năng phát triển, giúp ban lãnh đạo điều chỉnh mục tiêu và hướng dẫn hoạt động dựa trên tình hình thời điểm và phân chia bộ phận cụ thể.

Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự

HRIS là một mắt xích quan trọng trong quản lý doanh nghiệp bởi nó cung cấp dữ liệu cho quá trình ra quyết định và đề xuất các chiến lược phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.

Bằng việc theo dõi và phân tích dữ liệu nhân sự, quản trị có thể đưa ra quyết định về cơ cấu nhân sự, bao gồm cắt giảm, tuyển dụng mới hoặc duy trì số lượng hiện tại. HRIS cũng là nền tảng cho việc phát triển chiến lược đào tạo và xác định mục tiêu và kế hoạch hoạt động phù hợp với tiềm năng của nhân viên trong tổ chức.

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Kênh thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên

Hệ thống thông tin nhân sự chức năng như một kênh giao tiếp hai chiều giữa ban lãnh đạo và nhân viên. Điều này cho phép nhà quản lý tiếp thu ý kiến và phản hồi từ nhân sự, cải thiện quản lý. Ngược lại, nhân viên cũng có khả năng truy cập thông tin cá nhân như hồ sơ, bảng công, và phiếu lương. Dựa vào đó, quản lý nhân sự trở nên minh bạch, tương tác, và liên kết một cách hiệu quả ở mọi cấp độ. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng một tổ chức mạnh mẽ và đoàn kết.

Tính năng của hệ thống thông tin quản trị nhân lực là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp hiểu rõ thông tin về nhân sự trong tổ chức, và từ đó tối ưu hóa hiệu suất cá nhân và thúc đẩy sự gắn kết với tổ chức.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của hệ thống thông tin quản lý mà bạn có thể tham khảo qua như sau:

  • Quản lý chi tiết thông tin cá nhân như mã nhân viên, sổ bảo hiểm, địa chỉ, số điện thoại, nơi cư trú hiện tại, đơn vị công tác, và chức danh công việc.

  • Theo dõi và cập nhật quá trình làm việc của nhân sự, bao gồm các thay đổi và biến động trong quá trình làm việc của từng nhân viên.

  • Lưu trữ hồ sơ cá nhân, bao gồm tài liệu, bằng cấp, và chứng chỉ chuyên môn của nhân viên.

  • Giám sát quá trình khen thưởng và kỷ luật nhân sự.

  • Tra cứu dễ dàng về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên để đánh giá, xếp loại, quy hoạch, và bổ nhiệm một cách hiệu quả.

  • Tổ chức đào tạo và phát triển nhân sự theo đúng thời hạn.

  • Lập kế hoạch nhân sự để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của tổ chức.

Tính năng của hệ thống thông tin quản trị nhân lực là gì?
Tính năng của hệ thống thông tin quản trị nhân lực là gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là nơi lưu trữ dữ liệu, giúp cải thiện hiệu suất quản lý nhân viên và đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức:

  • Đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.

  • Quản lý nguồn lực tổ chức một cách chặt chẽ.

  • Tối ưu hóa hiệu suất lao động.

  • Tạo điều kiện cho phát triển khả năng của nhân viên.

  • Nâng cao yếu tố con người và kết nối cá nhân với doanh nghiệp.

Những vấn đề cần lưu ý khi xây dựng hệ thống thông tin nhân sự

Dưới đây là những tiêu chí cần chú ý khi xây dựng hệ thống thông tin nhân sự mà bạn có thể tham khảo qua như sau:

Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện

Nó bao gồm tuyển dụng, đào tạo, học tập, lập kế hoạch kế nhiệm và hỗ trợ nhân sự. Quản lý cần có quyền truy cập vào một giải pháp toàn diện, đáp ứng tất cả nhu cầu, kể cả khi chúng thay đổi.

Giải pháp cần có khả năng kết nối phân hệ nhân sự với tài chính

Lao động ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức. Quyết định về nhân sự có tác động tài chính quan trọng. Cần có tầm nhìn đồng bộ về người và tài chính, và kết nối chặt chẽ giữa hệ thống thông tin nhân sự và tài chính, ưu tiên là trên cùng một nền tảng và công nghệ.

Qua bài viết trên Zilcode đã chia sẻ đến độc giả những kiến thức về hệ thống thông tin nhân sự, giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả. Đồng thời giới thiệu giải pháp HRM hàng đầu giải quyết tối ưu mọi bài toán liên quan đến quản trị nhân sự. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm những kiến thức về phần mềm công nghệ, hãy thường xuyên theo dõi website để đón đọc những bài viết mới nhất nhé!



16 views0 comments

Comments


bottom of page