top of page

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Updated: Feb 28

Một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả có thể giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, tăng cường năng suất và tuân thủ đúng quy định pháp lý. Việc tổ chức và quản lý hồ sơ nhân sự một cách có trật tự sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động quan trọng như tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên. Vậy, trong bài viết dưới đây, Zilcode sẽ giải đáp về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp nhé!

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là một bộ sưu tập thông tin cụ thể về nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, được tổ chức và quản lý theo các quy định cụ thể để hỗ trợ quản lý các khía cạnh liên quan đến nguồn nhân lực. Hồ sơ nhân sự chứa đựng thông tin đa dạng, từ quá trình tuyển dụng, mô tả công việc, đào tạo, thăng chức, lương thưởng, chế độ phúc lợi, đến lịch sử làm việc và các thông tin liên quan đến quản lý nhân sự.

Tổng quan về hồ sơ quản lý nhân sự
Tổng quan về hồ sơ quản lý nhân sự

Nó có thể bao gồm sơ yếu lý lịch, thông tin về bảo hiểm, mã số thuế, các hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, chi tiết về lương thưởng, thông tin về lịch nghỉ phép, và nhiều yếu tố khác liên quan đến quản lý nhân sự.

Thông tin trong hồ sơ nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hành chính nguồn nhân lực. Bởi thông qua hồ sơ nhân sự, chúng ta có thể tính toán lương và quản lý chấm công nhân sự. Vì vậy, việc bảo quản hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp là một phần quan trọng của quá trình quản lý.

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Nhiều nhân viên trong bộ phận nhân sự có thể tự hỏi về lý do tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự. Dưới đây là một số lý do quan trọng cho việc tổ chức lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học:

  • Yêu cầu hợp pháp: Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là một yêu cầu bắt buộc theo Luật Việt Nam. Tất cả các doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này để tuân thủ pháp luật. Bộ phận hành chính phải có trách nhiệm ghi chép tất cả thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động trong doanh nghiệp.

  • Tối ưu hóa quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp tổ chức quản lý nguồn nhân lực của họ một cách hiệu quả hơn. Nó cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định về phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo rằng các quyết định có thể được thực hiện một cách kịp thời.

  • Giải quyết tranh chấp: Lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh cung cấp cơ sở để quản lý nhân sự giải quyết các tranh chấp với nhân viên khi xảy ra sự cố hoặc tranh chấp ngoài ý muốn

Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ nhân sự
Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ nhân sự

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Một số quy định về quản lý hồ sơ nhân sự

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự là một bộ sưu tập tài liệu và thông tin liên quan đến nhân viên trong một tổ chức. Hồ sơ nhân sự thường bao gồm các phần chính sau:

  • Thông tin cá nhân: Bao gồm các chi tiết như tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, quốc tịch, và thông tin cá nhân khác về nhân viên.

  • Hồ sơ tuyển dụng: Bao gồm thông tin về quá trình tuyển dụng của nhân viên, bao gồm đơn xin việc, bản sao hồ sơ, bằng cấp, giấy tờ nhận dạng, thư giới thiệu và kết quả phỏng vấn.

  • Hợp đồng lao động: Bao gồm các bản hợp đồng, thỏa thuận và điều khoản liên quan đến việc làm và quyền lợi của nhân viên.

  • Lịch sử công việc: Bao gồm thông tin về quá trình làm việc, vị trí công việc, bộ phận, ngày vào làm, thăng tiến và thăng chức.

  • Lương và các khoản phụ cấp: Bao gồm thông tin về mức lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, khấu trừ thuế và các tài liệu liên quan đến thanh toán lương.

  • Đào tạo và phát triển: Bao gồm thông tin về các khóa đào tạo, chứng chỉ, chương trình phát triển cá nhân và kỹ năng của nhân viên.

  • Kỷ luật và phản hồi: Bao gồm các tài liệu liên quan đến kỷ luật, cảnh cáo, đánh giá hiệu suất và phản hồi từ cấp quản lý.

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Một số quy định về quản lý hồ sơ nhân sự
Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Một số quy định về quản lý hồ sơ nhân sự

Một số quy định về quản lý hồ sơ nhân sự

Theo quy định của Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quá trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự được thực hiện theo các quy định sau:

  • Hồ sơ gốc của công chức, thuộc phạm vi tài liệu lưu trữ lịch sử, phải được bảo quản vĩnh viễn.

  • Các đơn vị và cá nhân trong tổ chức hoặc cơ quan có trách nhiệm chuyển gửi những hồ sơ và tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

  • Việc này nhằm đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được bảo quản đúng quy định và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong suốt quá trình quản lý.

Hướng dẫn quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Dưới đây là một số quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo qua như sau:

Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ

Trước khi tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự, quá trình phân loại hồ sơ theo các tiêu chí như loại hồ sơ, công việc, chức danh hoặc các tiêu chí khác phù hợp với tổ chức là cần thiết. Hành động này giúp tạo sự tổ chức và dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin khi cần thiết. Dưới đây là một số phương pháp để phân loại hồ sơ:

Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau để tạo sự tiện lợi trong việc quản lý:

  • Theo loại hồ sơ: Hồ sơ nhân sự có thể được chia thành các loại như hồ sơ ứng tuyển, hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, hồ sơ thăng tiến, và hồ sơ nghỉ việc.

  • Theo chức danh hoặc vị trí công việc: Hồ sơ nhân sự có thể được nhóm theo các chức danh hoặc vị trí công việc, ví dụ: quản lý, nhân viên hành chính, nhân viên kỹ thuật.

  • Theo bộ phận hoặc đơn vị: Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo các bộ phận hoặc đơn vị trong tổ chức, chẳng hạn như phòng nhân sự, phòng kế toán, hoặc phòng kỹ thuật.

  • Theo thời gian: Hồ sơ nhân sự có thể được sắp xếp theo thời gian, ví dụ: hồ sơ nhân viên hiện tại, hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc trong năm hiện tại, và hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc trong các năm trước đây.

  • Theo tên: Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo tên của nhân viên, theo thứ tự chữ cái hoặc theo các nhóm tên khác nhau.

Bước 2: Lựa chọn nơi để lưu trữ hồ sơ

Sau khi hồ sơ nhân sự đã được phân loại, việc lựa chọn nơi lưu trữ phù hợp là quan trọng. Điều này có thể bao gồm một kho lưu trữ vật lý tại văn phòng, nơi đảm bảo điều kiện bảo quản tốt và an toàn cho hồ sơ. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hồ sơ điện tử, việc chọn một hệ thống lưu trữ điện tử thích hợp và đảm bảo tính bảo mật của thông tin là quan trọng.

Khi lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ, cần xem xét các yếu tố như an toàn, tiện lợi, dễ dàng truy cập và bảo mật. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ để đảm bảo quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả.

Hướng dẫn quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Hướng dẫn quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và chọn nơi lưu trữ, quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự cần tuân theo các tiêu chuẩn quy định sau:

  • Đối với hồ sơ giấy, đảm bảo rằng chúng được sắp xếp theo thứ tự, có nhãn đề rõ ràng và được bảo quản một cách an toàn để tránh hư hỏng và tác động của thời tiết.

  • Đối với hồ sơ điện tử, cần lưu trữ chúng trên hệ thống máy chủ hoặc các nền tảng lưu trữ điện tử an toàn, đồng thời thực hiện sao lưu định kỳ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm để lưu trữ toàn bộ thông tin sơ yếu lý lịch, thông tin công việc, hợp đồng, bảo hiểm, lương thưởng, lịch sử công tác, lịch sử đóng bảo hiểm, thông tin và lịch sử phép làm việc của mỗi nhân sự.

Bước 4: Kiểm tra và cập nhật thường xuyên

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ nhân sự, cần thực hiện kiểm tra và cập nhật hồ sơ định kỳ:

  • Kiểm tra hồ sơ để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật và chính xác, xóa bỏ những thông tin không còn cần thiết hoặc không còn hiệu lực.

  • Cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, thăng cấp chức vụ, hoặc các sự kiện quan trọng khác liên quan đến nhân sự.

Qua việc thực hiện các bước trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được tổ chức, dễ dàng truy cập và đảm bảo tính bảo mật. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Một số cách lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự phổ biến

Dưới đây là một số cách lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo qua như sau:

Lưu trữ hồ sơ truyền thống

Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể sử dụng tủ lưu trữ chuyên dụng, thùng lưu trữ có nắp đậy hoặc bìa lưu trữ phù hợp để quản lý hồ sơ nhân sự. Đây là một phương pháp truyền thống và phổ biến giúp phân loại và lưu trữ hồ sơ nhân sự dựa trên nhiều tiêu chí như tên, mã nhân viên hoặc các tiêu chí khác trong từng ngăn/thùng/bìa riêng biệt.

Lưu trữ hồ sơ trên Excel

Đây là một phương pháp sử dụng bảng tính để lưu trữ và quản lý thông tin trong hồ sơ nhân sự. Mỗi nhân viên có các thông tin như mã nhân viên, tên, ngày sinh, vị trí công việc, hợp đồng lao động, thông tin về nghỉ phép và nhiều thông tin khác được nhập vào các ô trong bảng tính. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ bằng Excel có thể gặp hạn chế khi quản lý một số lượng lớn và phức tạp của nhân viên cũng như thông tin tăng lên.

Lưu trữ bằng phần mềm

Theo sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ việc lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử thông qua sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Phần mềm này giúp tổ chức, phân loại, tìm kiếm và bảo mật hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. Thông tin nhân sự được lưu trữ và quản lý trên máy tính, giúp tiết kiệm không gian vật lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ thông tin.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm

Ngày nay, việc quản lý hồ sơ nhân sự đã trải qua quá trình số hóa tiến bộ. Thông tin liên quan đến nhân viên, như hồ sơ cá nhân, học vấn, lịch sử công tác, lương, khen thưởng, kỷ luật, và nhiều khía cạnh khác, có thể được quản lý thông qua các ứng dụng phần mềm dành riêng cho ngành nhân sự. Điều này giúp việc truy cập, tìm kiếm, và xử lý các quy trình quan trọng như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, và tính lương trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Các ứng dụng phần mềm nhân sự cung cấp một loạt các chức năng cơ bản giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả hơn:

  • Ghi chép và quản lý thông tin cá nhân đa dạng của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, học vấn, lịch sử làm việc, quá trình lương, khen thưởng, và kỷ luật.

  • Cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự như loại công việc, tính chất công việc, chức vụ, và các nhiệm vụ đồng thời.

  • Cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng và đầy đủ thông tin, giúp phân tích và lập kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả.

  • Liên kết mật thiết với các hệ thống chấm công và tính lương để đồng bộ hóa thông tin về công việc, lương, phụ cấp, và thuế thu nhập cá nhân.

Nhờ sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đã giúp nâng cao quản lý nhân lực và tối ưu hóa quy trình liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Trên đây là những thông tin tổng hợp quy trình quản lý hồ sơ Zilcode đã tổng hợp chi tiết. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về sự quan trọng của hồ sơ nhân viên trong việc quản lý nhân sự.

28 views0 comments

Comentarios


bottom of page