Để doanh nghiệp ngày càng phát triển thì việc sở hữu nhiều nhà quản trị sẽ giúp phân chia đa dạng được các lĩnh vực quản lý. Vì vậy, tầm hạn quản trị là gì? Đặc điểm và cách xác định tầm hạn quản trị là như thế nào? Nếu bạn đang quan tâm và muốn tìm hiểu những nội dung này, hãy cùng Zilcode khám phá thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
Tổng quan về tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị là gì?
Thế nào là tầm hạn quản trị? Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để mô tả số lượng nhân viên mà các nhà quản trị có khả năng sử dụng một cách hiệu quả trong việc lãnh đạo, phân công công việc, hướng dẫn và kiểm tra.
Tùy thuộc vào quy mô và hướng phát triển của công ty, chúng ta có thể chia thành hai loại tầm hạn quản trị: tầm hạn quản trị hẹp và tầm hạn quản trị rộng. Tính đến tổ chức, tầm hạn quản trị có mối liên quan chặt chẽ với số lượng tầng trung gian trong một doanh nghiệp. Trong các công ty với tầm hạn quản trị rộng, số lượng tầng trung gian thường ít. Ngược lại, trong các doanh nghiệp với tầm hạn quản trị hẹp, số lượng tầng trung gian có thể nhiều hơn.
Môi trường quản trị là gì? Các loại môi trường quản trị hiện nay
Môi trường quản trị là gì?
Môi trường quản trị thường xuất hiện rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh. Thay vì thuộc về lĩnh vực môi trường tự nhiên, nó được xem xét chủ yếu từ khía cạnh kinh tế xã hội. Đối với chuyên gia chuyên môn, môi trường quản trị đề cập đến môi trường kinh doanh cụ thể của các doanh nghiệp và công ty. Hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp đó thường xuyên chịu ảnh hưởng từ cả các yếu tố bên ngoài và bên trong, tạo nên bản chất đặc trưng của môi trường quản trị.
Các loại môi trường quản trị hiện nay
Một môi trường quản trị được hình thành và tồn tại khi nó tương tác với ba nhóm môi trường dưới đây. Để phát triển các chiến lược quản trị hiệu quả và chính xác, nhà quản trị cần phải sở hữu đầy đủ kỹ năng và kiến thức chuyên môn để hiểu rõ các yếu tố thuộc môi trường quản trị.
Thay vì chỉ có một loại môi trường quản trị cụ thể, chúng ta có tới 3 loại môi trường quản trị phù hợp cho từng hình thức và lĩnh vực hoạt động khác nhau, dựa vào các yếu tố và góc độ tiếp cận khác nhau. Để hiểu rõ hơn về từng nhóm môi trường quản trị, hãy tiếp tục theo dõi phần nội dung dưới đây:
Nhóm môi trường vĩ mô ở bên ngoài tổ chức: Nhóm này có ảnh hưởng chặt chẽ và tác động trực tiếp đến quản trị. Các yếu tố trong nhóm môi trường này bao gồm: Môi giới trung gian, khách hàng, công chức, cạnh tranh trực tiếp, nhà cung ứng, đối thủ,...
Nhóm môi trường vĩ mô bên trong môi trường quản trị: So với nhóm môi trường trước đó, nhóm môi trường này ảnh hưởng rộng lớn hơn. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ chịu tác động trực tiếp từ yếu tố này, từ khâu kế hoạch đến chiến lược quản trị. Các yếu tố nội tại của nhóm môi trường vĩ mô này bao gồm: Quốc tế, tự nhiên, công nghệ và sự tiến bộ về khoa học và công nghệ, văn hóa, xã hội, dân số, nhân khẩu, kinh tế vĩ mô,...
Nhóm yếu tố bên trong môi trường nội bộ: Nhóm yếu tố này thuộc về tổ chức và đặt ở bên trong môi trường vĩ mô. Đối với quản trị doanh nghiệp, những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp và trở thành quan trọng. Doanh nghiệp có thể nhận ra ưu và nhược điểm thông qua vai trò của các yếu tố nội tại trong môi trường quản trị nội bộ. Qua đó, doanh nghiệp có khả năng tận dụng ưu điểm và giải quyết nhược điểm một cách hiệu quả.Các yếu tố trong nhóm này có thể bao gồm: Cơ sở vật chất, nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, tài chính,...
Đặc trưng cơ bản của tầm hạn quản trị
Cách tính tầm hạn quản trị của doanh nghiệp thay đổi tùy thuộc vào đối tượng và quy mô. Các nhóm chuyên viên thường có 6-10 người, trong khi nhóm học sinh, sinh viên có thể có 10-15 thành viên theo sắp xếp của giáo viên. Số lượng này phụ thuộc vào độ khó của nhiệm vụ và không có quy định cụ thể.
Trong trường hợp sản xuất dây chuyền hoặc sử dụng công nghệ đơn giản, tầm hạn quản trị có thể tăng lên. Điều này giúp giám sát nhiều công nhân hơn, làm giảm số lượng tầng quản trị trong trường hợp tầm hạn rộng và tăng trong trường hợp tầm hạn hẹp. Cùng với đó, với một số lượng nhân viên nhất định, người quản lý có thể chia thành nhiều nhóm khác nhau.
Doanh nghiệp thường không mong muốn nhiều tầng trung gian trong tổ chức vì nó có thể làm chậm và làm mất thông tin trong quá trình giải quyết công việc. Do đó, tầm hạn quản trị rộng được ưa chuộng, giúp giữ cho tổ chức đơn giản, linh hoạt và dễ truyền đạt thông tin. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định tầm hạn quản trị phù hợp để đưa ra quyết định chính xác nhất.
Lợi ích của tầm hạn quản trị là gì?
Với mức độ ảnh lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp thì lợi ích của tầm hạn quản trị là gì?
Tối ưu hóa quá trình ra quyết định ở cấp cao nhất
Dựa trên báo cáo, việc xây dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp quản trị trong một tổ chức không chỉ giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh chóng hơn, mà còn có thể tăng cường hiệu suất công việc.
Quản trị hiệu quả đảm bảo khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và duy trì liên lạc hiệu quả giữa các bên liên quan. Ngoài ra, quản trị tốt cũng giúp thực hiện các biện pháp ưu tiên một cách nhanh chóng và chính xác. Theo thời gian, những cải thiện này có thể dẫn đến những thay đổi tích cực trong sự phát triển toàn diện của công ty.
Đảm bảo quá trình kiểm soát nội bộ
Bằng cách thực hiện quản trị công ty một cách chính xác và toàn diện, đội ngũ quản lý trở nên dễ kiểm soát và đạt hiệu quả hơn. Sếp là người duy trì mối liên kết mạnh mẽ trong nhóm để thúc đẩy hiệu suất dự án. Hơn nữa, hội đồng quản trị sẽ có vị thế thuận lợi hơn để giám sát và nhanh chóng phát hiện các hành động sai sót.
Tạo ra kế hoạch chiến lược hiệu quả hơn.
Với khả năng tiếp cận thông tin nhanh chóng và giao tiếp hiệu quả, ban lãnh đạo có thể xây dựng chiến lược thành công hơn, bao gồm phân bổ nguồn lực và vốn. Đồng thời, một khuôn khổ quản trị tốt sẽ củng cố sự hiểu biết về môi trường pháp lý, quy định kinh doanh, và tận dụng lợi thế công nghệ trong sản xuất, phân phối và truyền thông. Tất cả những yếu tố này đều là cơ sở quan trọng cho một kế hoạch chiến lược có ý nghĩa.
Phân loại tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị được chia làm 2 loại: Tầm hạn quản trị rộng và tầm hạn quản trị hẹp.
Tầm hạn quản trị rộng là gì? Ưu nhược điểm là gì?
Tầm quản trị rộng là ý nghĩa về số lượng nhân viên trong công ty mà ban lãnh đạo có khả năng kiểm soát tốt nhất. Để hiệu quả trong việc kiểm soát tầm quản trị rộng, các nhà quản lý cần xem xét những yếu tố được liệt kê dưới đây:
Người quản lý cần có hiểu biết vững về trình độ và năng lực của nhân viên.
Người nhân viên phải có kỹ năng làm việc tốt.
Công việc của nhân viên cấp dưới được duy trì ổn định.
Công việc được diễn ra theo kế hoạch và ít biến động.
Người quản lý cấp dưới sẽ nhận mọi ủy quyền do người quản lý cấp trên giao.
Ưu nhược điểm của tầm nhìn quản trị rộng là như sau:
Ưu điểm nổi bật là ít cấp quản trị, giảm chi phí thuê quản lý và tối ưu hóa truyền thông nhanh chóng.
Nhược điểm là người quản trị cần có trình độ chuyên môn và năng lực tốt, kiến thức đầy đủ để thực hiện công việc hiệu quả và lãnh đạo nhất quán.
Tầm quản trị hẹp là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
Tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng nhân viên, giúp người quản lý áp dụng những biện pháp kiểm soát tối ưu. Tốt nhất, giới hạn quản lý nên dao động từ 3 đến 9 nhân viên, đối với các tổ chức đơn giản, có thể mở rộng lên đến 15-20 nhân viên. Đối với các doanh nghiệp với tính chất phức tạp, việc quản lý có thể thuận tiện với khoảng 2 đến 3 nhân viên.
Ưu nhược điểm của tầm nhìn quản trị hẹp là như sau:
Tầm quản trị hẹp ưu điểm là công việc được phân chia một cách rõ ràng hơn. Đồng thời, việc giảm số lượng nhân viên trong nhóm cũng giúp quản lý trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.
Tầm hạn quản trị hẹp mang theo một số nhược điểm, yêu cầu người quản trị phải có kỹ năng xuất sắc, tầm nhìn rõ ràng, và đặc biệt, thách thức lớn nhất là quyết định thông tin một cách chậm trễ.
Các cấp quản trị trong các tổ chức
Các cấp tổ chức của tầm hạn quản trị là gì? Chức năng, nhiệm vụ và sự khác nhau giữa các cấp ra sao hãy cùng tìm hiểu qua các cấp sau:
Quản trị viên cao cấp
Đây là vị trí lãnh đạo cấp cao nhất trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, đồng thời là người đảm nhận trách nhiệm cho những thành quả cuối cùng. Quản trị viên cao cấp còn chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng cho tổ chức hay doanh nghiệp.
Những nhân vật ở cấp quản trị cao thường xuất hiện trong cuộc sống với các chức danh như chủ tịch hội đồng quản trị, các thành viên hội đồng quản trị, phó chủ tịch, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, và những vị trí tương tự.
Quản trị viên trung gian
Quản trị viên trung gian là nhà quản trị có vị trí chỉ xếp sau quản trị cao cấp và ở trên cấp quản trị viên cơ sở. Những quản trị viên này đảm nhiệm nhiệm vụ quyết định chiến lược và thực hiện các kế hoạch cũng như chính sách của doanh nghiệp.
Quản trị viên trung gian chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Các vị trí quản lý cấp giữa thường được gọi là trưởng phòng ban, phó phòng, chánh phó quản đốc các phân xưởng và các chức danh tương tự.
Quản trị viên cơ sở
Quản trị viên cấp cơ sở đại diện cho cấp bậc quản lý cuối cùng trong tổ chức. Trách nhiệm của họ là đưa ra quyết định nhằm thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo đội ngũ lao động, tập trung vào việc gần gũi và ảnh hưởng trực tiếp đến công nhân viên.
Họ sẽ giám sát các hoạt động công việc hàng ngày, họ có thể cùng tham gia sinh hoạt và nghỉ ngơi với công nhân, họ thường nắm giữ các vị trí như tổ trưởng, trưởng ca, quản đốc...
Yếu tố tác động đến tầm hạn quản trị
Những yếu tố tác động đến tầm hạn quản trị là gì? hãy cùng tìm hiểu qua các mục sau:
Năng lực và trình độ chuyên môn
Hầu hết các nhà quản trị thường có kỹ năng chuyên môn xuất sắc và không ngừng trau dồi phát triển kỹ năng quản lý của mình. Điều này giúp họ đạt được sự tôn trọng và niềm tin từ nhân viên, đồng thời giúp đội nhóm của họ trở nên đoàn kết và mạnh mẽ hơn.
Ngược lại, những người quản lý thiếu kinh nghiệm hoặc ít có kinh nghiệm nghiệp vụ thường gặp khó khăn, đặc biệt là khi phải quản lý một số lượng lớn nhân viên. Nền tảng kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng kém có thể khiến cho công nhân viên thiếu sự tin tưởng và tôn trọng với quản lý, từ đó gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng.
Vì vậy, quan trọng cho doanh nghiệp là tập trung đề bạt những người có chuyên môn và kỹ năng quản lý đủ, giúp đảm bảo sự phát triển thống nhất của tổ chức.
Tính chất công việc của từng nhân sự
Tầm hạn quản trị còn phụ thuộc vào bản chất công việc của nhân viên, ví dụ như trong một doanh nghiệp sản xuất gỗ.
Ở các xưởng sản xuất lớn, với hàng trăm công nhân, để quản lý và phân bổ máy móc hiệu quả, thường sẽ chia thành các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, mỗi nhóm nhỏ vẫn có một lượng lớn thành viên, làm cho tầm quản trị tại đây trở nên rộng lớn.
Như vậy, nếu tính đồng nhất trong công việc cao và số lượng công nhân lớn thì tầm quản trị sẽ rộng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban chuyên môn, tầm quản trị sẽ thu hẹp.
Biện pháp để gia tăng tầm hạn quản trị
Để mở rộng phạm vi quản lý, cần tăng cường cải thiện nghiệp vụ và rèn luyện kỹ năng cho người quản lý. Và quan trọng là người quản lý cũng cần liên tục nâng cao kiến thức cơ bản cho bản thân.
Để đạt được sự hiểu biết rộng và sâu, người quản lý cần liên tục cập nhật kiến thức. Thay vì chỉ tập trung vào người quản lý thì việc quan tâm đến chất lượng của đội ngũ nhân sự cũng quan trọng không kém.Điều này đảm bảo rằng họ được đào tạo kiến thức, trình độ và kỹ năng một cách sâu rộng.
Bài viết trên cung cấp thông tin giúp độc giả hiểu rõ về khái niệm "tầm hạn quản trị là gì" và những vấn đề liên quan trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng qua bài viết, Zilcode đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm hạn quản trị, cách tính tầm hạn quản trị từ đó hỗ trợ cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn nhé. Hãy theo dõi trang Fanpage Zilcode để có thể nắm được những thông tin liên quan đến quản lý doanh nghiệp.