Để doanh nghiệp ngày càng phát triển thì việc sở hữu nhiều nhà quản trị sẽ giúp phân chia đa dạng được các lĩnh vực quản lý. Vì vậy, tầm hạn quản trị là gì? Đặc điểm và cách xác định tầm hạn quản trị là như thế nào? Nếu bạn đang quan tâm và muốn tìm hiểu những nội dung này, hãy cùng Zilcode khám phá thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Tổng quan về tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị là gì?
Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để mô tả số lượng nhân viên mà các nhà quản trị có khả năng sử dụng một cách hiệu quả trong việc lãnh đạo, phân công công việc, hướng dẫn và kiểm tra.
Tùy thuộc vào quy mô và hướng phát triển của công ty, chúng ta có thể chia thành hai loại tầm hạn quản trị: tầm hạn quản trị hẹp và tầm hạn quản trị rộng.
Tính đến tổ chức, tầm hạn quản trị có mối liên quan chặt chẽ với số lượng tầng trung gian trong một doanh nghiệp.
Trong các công ty với tầm hạn quản trị rộng, số lượng tầng trung gian thường ít. Ngược lại, trong các doanh nghiệp với tầm hạn quản trị hẹp, số lượng tầng trung gian có thể nhiều hơn.
Ví dụ chi tiết về tầm hạn quản trị
Trường hợp 1: Nhà máy sản xuất
Một quản đốc xưởng có thể quản lý từ 10 đến 20 công nhân thì 10 đến 20 công nhân là số lượng mà quản đốc nhà xưởng có thể quản lý nhân viên một cách hiệu quả nhất.
Lý do quản đốc nhà xưởng có thể quản lý được nhiều công nhân như vậy là:
Công việc sản xuất thường đơn giản, lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn cao.
Công nhân có thể làm việc tương đối độc lập, chỉ cần hướng dẫn và giám sát từ quản đốc.
Việc sử dụng dây chuyền sản xuất tự động có thể giúp giảm bớt khối lượng công việc cho quản đốc.
Trường hợp 2: Văn phòng
Một trưởng phòng có thể quản lý từ 5 đến 10 nhân viên thì 5 đến 10 nhân viên là số lượng mà trưởng phòng có thể quản lý nhân viên một cách hiệu quả nhất.
Lý do trưởng phòng quản lý số lượng nhân viên ít nhân quản đốc nhà xưởng là:
Công việc văn phòng thường phức tạp hơn công việc sản xuất, đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn hơn.
Nhân viên văn phòng cần giao tiếp và phối hợp với nhau nhiều hơn để hoàn thành công việc.
Trưởng phòng cần dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn, đào tạo và giải quyết vấn đề cho nhân viên.
Môi trường quản trị là gì? Các loại môi trường quản trị hiện nay
Môi trường quản trị là tổng thể các yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động quản trị của tổ chức đó.
Các loại môi trường quản trị hiện nay
Một môi trường quản trị được hình thành và tồn tại khi nó tương tác với ba nhóm môi trường dưới đây.
Nhóm môi trường vĩ mô: Bao gồm các yếu tố bên ngoài tổ chức. Các yếu tố trong nhóm môi trường này bao gồm: Môi giới trung gian, khách hàng, công chức, cạnh tranh trực tiếp, nhà cung ứng, đối thủ,...
Nhóm môi trường vĩ mô: Bao gồm các yếu tố bên trong môi trường quản trị. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ chịu tác động trực tiếp từ yếu tố này, từ khâu kế hoạch đến chiến lược quản trị. Các yếu tố nội tại của nhóm môi trường vĩ mô này bao gồm: Quốc tế, tự nhiên, công nghệ và sự tiến bộ về khoa học và công nghệ, văn hóa, xã hội, dân số, nhân khẩu, kinh tế vĩ mô,...
Nhóm yếu tố bên trong môi trường nội bộ: Nhóm yếu tố này thuộc về tổ chức và đặt ở bên trong môi trường vĩ mô. Các yếu tố trong nhóm này có thể bao gồm: Cơ sở vật chất, nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, tài chính,...
Cách tính tầm hạn quản trị
Cách tính tầm hạn quản trị của doanh nghiệp thay đổi tùy thuộc vào đối tượng và quy mô.
Có nhiều phương pháp khác nhau để tính tầm hạn quản trị, nhưng một phương pháp phổ biến là sử dụng công thức sau:
Tầm hạn quản trị = (Số lượng nhân viên trực tiếp quản lý) / (Số cấp quản lý)
Trong trường hợp sản xuất dây chuyền hoặc sử dụng công nghệ đơn giản, tầm hạn quản trị có thể tăng lên. Điều này giúp giám sát nhiều công nhân hơn, làm giảm số lượng tầng quản trị trong trường hợp tầm hạn rộng và tăng trong trường hợp tầm hạn hẹp.
Lợi ích của tầm hạn quản trị là gì?
Với mức độ ảnh lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp thì lợi ích của tầm hạn quản trị là gì?
Tối ưu hóa quá trình ra quyết định ở cấp cao nhất
Dựa trên báo cáo, việc xây dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp quản trị trong một tổ chức không chỉ giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh chóng hơn, mà còn có thể tăng cường hiệu suất công việc.
Quản trị hiệu quả đảm bảo khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và duy trì liên lạc hiệu quả giữa các bên liên quan. Ngoài ra, quản trị tốt cũng giúp thực hiện các biện pháp ưu tiên một cách nhanh chóng và chính xác. Theo thời gian, những cải thiện này có thể dẫn đến những thay đổi tích cực trong sự phát triển toàn diện của công ty.
Đảm bảo quá trình kiểm soát nội bộ
Bằng cách thực hiện quản trị công ty một cách chính xác và toàn diện, đội ngũ quản lý trở nên dễ kiểm soát và đạt hiệu quả hơn. Sếp là người duy trì mối liên kết mạnh mẽ trong nhóm để thúc đẩy hiệu suất dự án. Hơn nữa, hội đồng quản trị sẽ có vị thế thuận lợi hơn để giám sát và nhanh chóng phát hiện các hành động sai sót.
Tạo ra kế hoạch chiến lược hiệu quả hơn
Với khả năng tiếp cận thông tin nhanh chóng và giao tiếp hiệu quả, ban lãnh đạo có thể xây dựng chiến lược thành công hơn, bao gồm phân bổ nguồn lực và vốn. Đồng thời, một khuôn khổ quản trị tốt sẽ củng cố sự hiểu biết về môi trường pháp lý, quy định kinh doanh, và tận dụng lợi thế công nghệ trong sản xuất, phân phối và truyền thông. Tất cả những yếu tố này đều là cơ sở quan trọng cho một kế hoạch chiến lược có ý nghĩa.
>> Tổng hợp: Báo cáo quản trị là gì? Cách lập và các lưu ý
Phân loại tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào độ phức tạp của công việc và khả năng và kinh nghiệm của người quản lý. Tầm hạn quản trị được chia làm 2 loại: Tầm hạn quản trị rộng và tầm hạn quản trị hẹp.
Tầm hạn quản trị rộng là gì? Ưu nhược điểm là gì?
Tầm quản trị rộng là ý nghĩa về số lượng nhân viên trong công ty mà ban lãnh đạo có khả năng kiểm soát tốt nhất. Để hiệu quả trong việc kiểm soát tầm quản trị rộng, các nhà quản lý cần xem xét những yếu tố được liệt kê dưới đây:
Người quản lý cần có hiểu biết vững về trình độ và năng lực của nhân viên.
Người nhân viên phải có kỹ năng làm việc tốt.
Công việc của nhân viên cấp dưới được duy trì ổn định.
Công việc được diễn ra theo kế hoạch và ít biến động.
Người quản lý cấp dưới sẽ nhận mọi ủy quyền do người quản lý cấp trên giao.
Ưu nhược điểm của tầm nhìn quản trị rộng
Ưu điểm nổi bật là ít cấp quản trị, giảm chi phí thuê quản lý và tối ưu hóa truyền thông nhanh chóng.
Nhược điểm là người quản trị cần có trình độ chuyên môn và năng lực tốt, kiến thức đầy đủ để thực hiện công việc hiệu quả và lãnh đạo nhất quán.
Ví dụ chi tiết về tầm quản trị rộng:
Công ty A là một công ty sản xuất đồ nội thất với 50 nhân viên. Công ty được chia thành 4 phòng ban: sản xuất, marketing, bán hàng và hành chính.
Phòng sản xuất: có 20 nhân viên được chia thành 4 tổ, mỗi tổ 5 người do một tổ trưởng quản lý.
Phòng marketing: có 5 nhân viên do trưởng phòng marketing quản lý.
Phòng bán hàng: có 10 nhân viên được chia thành 2 nhóm, mỗi nhóm 5 người do một nhóm trưởng quản lý.
Phòng hành chính: có 5 nhân viên do trưởng phòng hành chính quản lý.
Giám đốc công ty là ông X, ông X trực tiếp quản lý 4 trưởng phòng ban.
Tầm quản trị rộng của ông X trong trường hợp này là 4.
Tầm quản trị hẹp là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
Tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng nhân viên, giúp người quản lý áp dụng những biện pháp kiểm soát tối ưu.
Tốt nhất, giới hạn quản lý nên dao động từ 3 đến 9 nhân viên, đối với các tổ chức đơn giản, có thể mở rộng lên đến 15-20 nhân viên. Đối với các doanh nghiệp với tính chất phức tạp, việc quản lý có thể thuận tiện với khoảng 2 đến 3 nhân viên.
Ưu nhược điểm của tầm nhìn quản trị hẹp
Tầm quản trị hẹp ưu điểm là công việc được phân chia một cách rõ ràng hơn. Đồng thời, việc giảm số lượng nhân viên trong nhóm cũng giúp quản lý trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.
Tầm hạn quản trị hẹp mang theo một số nhược điểm, yêu cầu người quản trị phải có kỹ năng xuất sắc, tầm nhìn rõ ràng, và đặc biệt, thách thức lớn nhất là quyết định thông tin một cách chậm trễ.
Ví dụ chi tiết về tầm quản trị hẹp:
Công ty A là một công ty sản xuất đồ nội thất với 20 nhân viên. Cấu trúc tổ chức của công ty A như sau:
Giám đốc điều hành: Ông X
Phó giám đốc điều hành: Bà Y
Trưởng phòng sản xuất: Ông Z
Nhân viên sản xuất: 16 người
Trong trường hợp này, tầm quản trị hẹp của ông Z là 16 nhân viên sản xuất.
Mối quan hệ của tầm hạn quản trị
Các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và ảnh hưởng lẫn nhau theo hai chiều:
Tầm hạn quản trị rộng:
Đối với số cấp quản trị: Khi một nhà quản trị có tầm hạn quản trị rộng, anh ta hoặc cô ta có thể giám sát nhiều nhân viên hơn, dẫn đến việc giảm số cấp quản trị trong tổ chức.
Đối với số nấc trung gian: Số lượng nấc trung gian trong bộ máy quản lý sẽ giảm đi vì mỗi nhà quản trị có thể giám sát nhiều nhân viên hơn. Điều này dẫn đến một cấu trúc tổ chức phẳng hơn.
Tầm hạn quản trị hẹp:
Đối với số cấp quản trị: Khi một nhà quản trị chỉ có thể giám sát một số ít nhân viên, số cấp quản trị sẽ tăng lên để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được giám sát và quản lý hiệu quả.
Đối với số nấc trung gian: Với tầm hạn quản trị hẹp, số lượng nấc trung gian trong bộ máy quản lý sẽ tăng lên vì cần nhiều cấp quản lý hơn để đảm bảo giám sát hiệu quả. Điều này tạo ra một cấu trúc tổ chức cao hơn.
Các cấp quản trị trong các tổ chức
Các cấp tổ chức của tầm hạn quản trị là gì? Chức năng, nhiệm vụ và sự khác nhau giữa các cấp ra sao hãy cùng tìm hiểu qua các cấp sau:
Quản trị viên cao cấp
Đây là vị trí lãnh đạo cấp cao nhất trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, đồng thời là người đảm nhận trách nhiệm cho những thành quả cuối cùng. Quản trị viên cao cấp còn chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng cho tổ chức hay doanh nghiệp.
Những nhân vật ở cấp quản trị cao thường xuất hiện trong cuộc sống với các chức danh như chủ tịch hội đồng quản trị, các thành viên hội đồng quản trị, phó chủ tịch, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, và những vị trí tương tự.
Quản trị viên trung gian
Quản trị viên trung gian là nhà quản trị có vị trí chỉ xếp sau quản trị cao cấp và ở trên cấp quản trị viên cơ sở. Những quản trị viên này đảm nhiệm nhiệm vụ quyết định chiến lược và thực hiện các kế hoạch cũng như chính sách của doanh nghiệp.
Quản trị viên trung gian chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các vị trí quản lý cấp giữa thường được gọi là trưởng phòng ban, phó phòng, chánh phó quản đốc các phân xưởng và các chức danh tương tự.
Quản trị viên cơ sở
Quản trị viên cấp cơ sở đại diện cho cấp bậc quản lý cuối cùng trong tổ chức. Trách nhiệm của họ là đưa ra quyết định nhằm thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo đội ngũ lao động, tập trung vào việc gần gũi và ảnh hưởng trực tiếp đến công nhân viên.
Họ sẽ giám sát các hoạt động công việc hàng ngày, họ có thể cùng tham gia sinh hoạt và nghỉ ngơi với công nhân, họ thường nắm giữ các vị trí như tổ trưởng, trưởng ca, quản đốc...
Yếu tố tác động đến tầm hạn quản trị
Những yếu tố tác động đến tầm hạn quản trị là gì? hãy cùng tìm hiểu qua các mục sau:
Năng lực và trình độ chuyên môn
Hầu hết các nhà quản trị thường có kỹ năng chuyên môn xuất sắc và không ngừng trau dồi phát triển kỹ năng quản lý của mình. Điều này giúp họ đạt được sự tôn trọng và niềm tin từ nhân viên, đồng thời giúp đội nhóm của họ trở nên đoàn kết và mạnh mẽ hơn.
Ngược lại, những người quản lý thiếu kinh nghiệm hoặc ít có kinh nghiệm nghiệp vụ thường gặp khó khăn, đặc biệt là khi phải quản lý một số lượng lớn nhân viên.
Tính chất công việc của từng nhân sự
Tầm hạn quản trị còn phụ thuộc vào bản chất công việc của nhân viên, ví dụ như trong một doanh nghiệp sản xuất gỗ.
Ở các xưởng sản xuất lớn, với hàng trăm công nhân, để quản lý và phân bổ máy móc hiệu quả, thường sẽ chia thành các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, mỗi nhóm nhỏ vẫn có một lượng lớn thành viên, làm cho tầm quản trị tại đây trở nên rộng lớn.
Như vậy, nếu tính đồng nhất trong công việc cao và số lượng công nhân lớn thì tầm quản trị sẽ rộng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban chuyên môn, tầm quản trị sẽ thu hẹp.
Bài viết trên cung cấp thông tin giúp độc giả hiểu rõ về khái niệm "tầm hạn quản trị là gì" và những vấn đề liên quan trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng qua bài viết, Zilcode đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm hạn quản trị, cách tính tầm hạn quản trị từ đó hỗ trợ cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn nhé. Hãy theo dõi trang Fanpage Zilcode để có thể nắm được những thông tin liên quan đến quản lý doanh nghiệp.
Comments