Sử dụng Phần mềm Quản lý Nhân sự ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng phần mềm quản lý nhân sự đúng cách. Một số doanh nghiệp đã triển khai 2 đến 3 phần mềm khác nhau nhưng không đạt được kết quả khả thi. Một phần nguyên nhân là do doanh nghiệp thường thụ động vào nhà cung cấp. Họ chưa hiểu rõ trình tự thực hiện và những yếu tố cần thiết từ nhà cung cấp. Vậy, quy trình xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự bao gồm những gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
MỤC LỤC
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Bất kỳ phần mềm kinh doanh nào có khả năng giúp nhà quản trị quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự đều có thể được coi là phần mềm quản lý nhân sự. Hệ thống phần mềm nhân sự hỗ trợ trong việc quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và tổ chức lưu trữ thông tin một cách có trật tự.
Tại sao cần phải quản lý nhân sự một cách hiệu quả?
Việc quản lý nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự Online giúp tối ưu hóa các hồ sơ, file quản lý một cách hiệu quả. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình và cắt giảm đi những chi phí không cần thiết.
Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Phần mềm thường liên kết với các nền tảng tuyển dụng trực tuyến. Dễ dàng đăng thông tin tuyển dụng và quản lý hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch phỏng vấn hiệu quả.
Quản lý thông tin và đánh giá năng lực nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự hoạt động như một bảng dữ liệu mạnh mẽ, đưa ra đánh giá tổng quan về hiệu suất của từng nhân viên. Giúp xây dựng định hướng phát triển cho nhân viên.
Quản lý lương, thưởng, làm thêm giờ: Phần mềm quản lý nhân sự lưu trữ thông tin chấm công tối ưu phúc lợi và quy trình vận hành. Đánh giá khách quan qua công nghệ, tự động xử lý tác vụ nặng và tốn thời gian một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tham khảo: Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
Hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
Dưới đây là quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Trước khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự-, doanh nghiệp cần đề ra mục tiêu rõ ràng trong công tác quản lý nhằm xác định chức năng cần có. Mục tiêu sẽ phản ánh định hướng chiến lược của công ty ở các giai đoạn tương ứng.
Ví dụ, một số doanh nghiệp trẻ có thể chỉ cần hệ thống cơ bản để tiết kiệm thời gian lưu trữ hồ sơ và tính lương. Ngược lại, các doanh nghiệp đang mở rộng thường tập trung phát triển nguồn lực và giữ chân nhân tài. Họ đầu tư xây dựng các phân hệ tuyển dụng, đánh giá và đào tạo.
Xác định mục tiêu giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ chi phí thừa cho phân hệ mà doanh nghiệp chưa cần. Bên cạnh mục tiêu chính, cũng cần quan tâm đến việc giảm thao tác thủ công.
Bước 2: Hoàn thiện quy mô cơ cấu của công ty
Đây là giai đoạn quan trọng trong việc triển khai phần mềm Quản lý nhân sự. Hệ thống hoạt động dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Vì vậy, cần chuẩn hóa mô hình tổ chức để giảm thiểu rủi ro về khả năng thực hiện của phần mềm. Đồng thời, cơ cấu tổ chức giúp xác định phân quyền khi sử dụng phần mềm và số hóa các quy trình xin phép và phê duyệt nội bộ.
Hầu hết doanh nghiệp áp dụng cấu trúc phân cấp. Lợi ích của hình thức này là dễ hiểu, dễ theo dõi sự biến đổi và linh hoạt trong việc điều chỉnh. Một số doanh nghiệp quy mô nhỏ có thể chọn cấu trúc phẳng.
Bước 3: Hoàn thiện mô tả công việc chi tiết trước khi nhập dữ liệu vào phần mềm
Sau đó, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các dữ liệu liên quan trước khi cập nhật lên hệ thống. Mô tả công việc bao gồm chức danh, thông tin về công việc (trách nhiệm, yêu cầu, quyền lợi) và mô tả cụ thể về chức năng quản lý nhân sự mình chọn.
Những thông tin này là dữ liệu đầu vào cho phần mềm quản lý nhân sự. Mô tả giúp phân biệt kết quả, chỉ tiêu và yếu tố để đánh giá khả năng quản lý của chức năng nhân sự. Hiểu rõ chúng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp. Vì vậy, thông tin cần chính xác, minh bạch để không ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của nhà quản trị sau này.
Bước 4: Thiết kế phần mềm quản lý Nhân sự
Sau khi tổng hợp thông tin, bước tiếp theo là xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự bằng việc mã hóa và lập trình dữ liệu thành nền tảng công nghệ tự động.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể triển khai trực tiếp hoặc tương tác với nhà cung cấp. Nếu tự triển khai, cần lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, bao gồm bộ phận Hành chính Nhân sự, đội ngũ IT và cơ sở vật chất để đảm bảo ổn định hệ thống. Nếu sử dụng nhà cung cấp phần mềm Nhân sự, tương tác đa chiều để đảm bảo tiến độ và khả thi của dự án.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ nhân sự, kể cả các tổ chức công nghệ hàng đầu. Các nhà cung cấp đã có nền tảng phần mềm và kiến thức về nhân sự chuyên sâu. Họ không chỉ thiết kế mà còn tư vấn giải pháp Quản trị Nhân sự phù hợp.
Bước 5: Triển khai và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Để đảm bảo hiệu quả khi áp dụng phần mềm HRM, việc thông báo rộng rãi và tạo sự tham gia từ tất cả thành viên trong tổ chức là cần thiết. Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo theo cấp bậc nhân sự để hướng dẫn việc sử dụng phần mềm. Ví dụ, đối với nhân viên, sẽ tập trung vào các tính năng cơ bản. Quản lý cấp cao sẽ được hướng dẫn trong việc quản lý và theo dõi báo cáo. Với bộ phận nhân sự, việc đào tạo sẽ tập trung vào toàn bộ quy trình và thao tác của hệ thống.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hiệu quả
Doanh nghiệp luôn trải qua sự thay đổi, không chỉ về quy mô nhân sự mà cả trong các quy trình vận hành và văn hóa. Không có gì đảm bảo rằng phần mềm HRM sẽ luôn phù hợp. Vì vậy, phần mềm Quản trị nhân sự cần được theo dõi và điều chỉnh theo chiến lược và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp. Đánh giá định kỳ và cập nhật hàng năm là điều cần thiết để tăng tuổi thọ của phần mềm và đảm bảo không có gián đoạn trong hoạt động của tổ chức.
Những mặt hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel
Ngoài các ưu điểm khi sử dụng Excel trong việc quản trị nhân sự, vẫn tồn tại một số hạn chế. Khi sử dụng Excel để quản lý nhân sự, cần phải chú ý đến vấn đề lưu trữ, khả năng xuất hiện lỗi trong các hàm tính toán và thời gian tìm kiếm các tệp làm việc.
Dữ liệu lưu trữ khó phân tán và kiểm soát
Trong việc quản lý nhân sự qua Excel, bạn phải sử dụng nhiều bảng tính riêng biệt để quản lý các khía cạnh khác nhau. Điều này dẫn đến mất thời gian lớn cho việc tạo và chỉnh sửa. Hơn nữa, việc quản lý nhiều bảng tính cũng gây khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu và đưa ra quyết định.
Độ bảo mật kém
Khác biệt với các phần mềm khác, Excel không có tính năng bảo mật đáng kể, từ đó tạo điều kiện cho khả năng xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Trong trường hợp người quản trị mất quyền truy cập, có khả năng thông tin doanh nghiệp sẽ bị rò rỉ ra bên ngoài. Hơn nữa, nếu nhiều người cùng sử dụng biểu mẫu, điều này có thể gây ra khả năng khó kiểm soát dữ liệu.
Không có khả năng tích hợp
Excel không thể tích hợp một cách hiệu quả với các phần mềm chuyên dụng được sử dụng trong quản lý nhân sự, gây ra khó khăn trong quá trình quản lý. Điều này đồng nghĩa với việc sử dụng Excel sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian hơn trong việc làm việc và làm giảm hiệu suất công việc.
Không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn
Mặc dù Excel có khả năng chứa vô hạn dữ liệu với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dòng và nhiều bảng tính, nhưng phần mềm này lại đặt ra một thách thức quan trọng cho doanh nghiệp khi muốn mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, dữ liệu cũng sẽ tăng lên, điều này dẫn đến những khó khăn cho người quản trị trong việc sử dụng và quản lý dữ liệu.
Để tạo quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả và nhanh chóng, doanh nghiệp cần thiết lập một kế hoạch có trình tự rõ ràng. Với 6 bước xây dựng phần mềm quản lý nhân sự đã được trình bày, ZILCODE đã cung cấp tư vấn và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong việc chuyển đổi số quản lý nhân viên thành công, đạt được nhiều thành quả ngắn hạn và dài hạn.