Phần mềm kế toán là một công cụ không thể thiếu giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính và kế toán trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước sự đa dạng của hàng trăm sản phẩm phần mềm kế toán trên thị trường, việc lựa chọn "ngọc" trong bộ sưu tập này để phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp là một thách thức đáng kể. Bài viết này, ZILLION sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Lý do mà các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán
Trong thời đại của Cách Mạng Công Nghiệp 4.0, sự phát triển không ngừng của công nghệ đã thúc đẩy sự số hóa và tự động hóa trong nhiều khía cạnh của doanh nghiệp. Áp dụng công nghệ vào lĩnh vực kế toán không chỉ mang lại hiệu quả mà còn đem đến nhiều lợi ích. Cụ thể là áp dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp. Chúng ta có thể dễ dàng thấy được những lợi ích mà phần mềm này đem lại như sau:
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho kế toán viên
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm kế toán là khả năng giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải xử lý thủ công nhiều số liệu phức tạp, các công cụ phần mềm kế toán thường tự động lưu trữ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, khách hàng và nhiều thông tin khác. Điều này giúp kế toán viên có thể nhanh chóng tra cứu thông tin và nhập liệu một cách hiệu quả hơn.
Hơn nữa, phần mềm kế toán giúp tổng hợp dữ liệu và tạo các báo cáo chính xác và kịp thời. Sự hiện diện của công nghệ phân tích tài chính, kế toán thông minh giúp giảm gánh nặng cho kế toán viên, đồng thời đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp
Phần mềm kế toán không chỉ giúp kế toán tổ chức công việc một cách hiệu quả mà còn mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp. Nó hỗ trợ tối ưu hóa nghiệp vụ kế toán, giúp giảm thiểu chi phí nhân sự và liên quan khác (ví dụ: chi phí in ấn, điện, nước).
Doanh nghiệp có khả năng nắm bắt tình hình tài chính và kế toán tức thời giúp quản lý đưa ra quyết định quản trị kịp thời hơn. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể cân nhắc và kiểm soát các khoản chi không cần thiết, bảo vệ tài chính của mình. Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp cũng giúp giảm rủi ro về bảo mật thông tin, thay vì tốn chi phí lưu trữ tài liệu thủ công, thông tin kế toán được lưu trữ an toàn và sẵn sàng truy cập trong nhiều năm tới.
Trong bối cảnh hiện nay, việc lựa chọn phần mềm kế toán và sử dụng không chỉ là một nhu cầu mà còn là một đòi hỏi đối với sự phát triển và quản lý hiệu quả của doanh nghiệp. Bởi nó giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính mà còn mang lại lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp và các bộ phận liên quan.
Những doanh nghiệp nào nên dùng phần mềm kế toán?
Mỗi doanh nghiệp đều nên nghiên cứu và đầu tư vào công cụ hỗ trợ, phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện năng suất lao động.
Phần mềm kế toán không phân biệt lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu quản lý tài chính và kế toán. Như đã đề cập ở trên, các lợi ích mà phần mềm kế toán đem lại là không thể phủ nhận. Việc nâng cao khả năng quản lý tài chính không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót mà còn giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Do đó, đầu tư vào công cụ kế toán là điều không thể tránh khỏi, tuy nhiên, quyết định về việc chọn lựa phần mềm kế toán cần được xem xét kỹ lưỡng. Trước khi đưa ra quyết định, chúng ta sẽ xem xét những điểm cần 7 tiêu chí khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
Việc lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, vì phải đảm bảo rằng phần mềm này phù hợp với quy mô, ngân sách và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng mà bạn nên xem xét khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình:
Phù hợp với quy mô kinh doanh
Việc lựa chọn phần mềm kế toán phải dựa trên quy mô kinh doanh của bạn. Doanh nghiệp với doanh thu hàng tỷ đồng hàng năm sẽ có nhu cầu kế toán tài chính và quản trị khác biệt so với những doanh nghiệp nhỏ hơn. Quy mô của doanh nghiệp, bất kể là siêu nhỏ, nhỏ, vừa hay lớn sẽ quyết định việc chọn mua phần mềm kế toán nào.
Nếu chỉ là một công ty quy mô vừa và nhỏ thì đừng đầu tư quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại với nhiều tính năng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều tính năng phức tạp hơn nhu cầu thực tế mà doanh nghiệp của bạn cần.Thay vào đó, một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể là sử dụng các công cụ "nocode". Công cụ này cho phép bạn tạo ra các ứng dụng và quản lý dự án mà không cần kiến thức lập trình sâu hoặc đầu tư vào phần mềm kế toán đắt tiền.
Ngược lại, các công ty vừa và lớn cần sử dụng phần mềm kế toán có tính năng đa dạng và khả năng trực tuyến để đáp ứng nhu cầu kế toán và quản trị của họ.
Phù hợp với lĩnh vực hoạt động
Lựa chọn phần mềm kế toán cũng cần xem xét lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Có 5 loại lĩnh vực chính:
Dịch vụ
Thương mại
Xây lắp
Sản xuất
Cá nhân làm dịch vụ kế toán
Một số ngành kinh doanh đòi hỏi sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt được thiết kế dành riêng cho ngành đó. Tuy nhiên, phần mềm kế toán đóng gói phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vì đã được nghiên cứu kỹ lưỡng và có chi phí thấp hơn so với phần mềm kế toán chuyên biệt được viết riêng.
Đáp ứng các yêu cầu kế toán tài chính và quản trị
Kế toán chia thành hai lĩnh vực: Kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính liên quan đến việc duyệt sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, nhà đầu tư và ngân hàng.
Kế toán quản trị hỗ trợ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, cung cấp báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho và phân tích chi phí.
Ví dụ, các công ty xây lắp và sản xuất cần lựa chọn phần mềm kế toán có khả năng tính giá thành phức tạp, mà phần mềm thông thường không thể đáp ứng. Do đó, phải tìm kiếm phần mềm kế toán chuyên sâu cho ngành này.
Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt
Mua phần mềm kế toán chỉ là một phần trong quá trình. Đảm bảo bạn nhận được dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng hiệu quả, bao gồm đào tạo, tổng đài tư vấn, tài liệu chuyên sâu và hướng dẫn video. Điều này quan trọng bởi vì bạn có thể cần hỗ trợ khi gặp sự cố hoặc cần giúp đỡ trong quá trình sử dụng phần mềm.
Hiệu quả tương ứng với chi phí
Hãy xem xét tỷ lệ giữa chi phí đầu tư và hiệu quả mà phần mềm kế toán mang lại. Đừng đánh giá dựa trên giá rẻ mà bỏ qua những lợi ích thực sự có thể được tận dụng. Nếu một phần mềm kế toán có thể tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình kế toán của bạn, thì đây có thể là một đầu tư hợp lý. Xem xét cụ thể các câu hỏi sau:
Phần mềm này có giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc nhập liệu và xử lý số liệu?
Nó có giảm được chi phí nhân sự và các chi phí khác không?
Có giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn và ra quyết định quản trị kịp thời?
Phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác mà bạn sử dụng không?
Uy tín và được nhiều người sử dụng
Thời gian hoạt động của nhà cung cấp phần mềm kế toán là một chỉ số về độ ổn định của phần mềm. Hãy lựa chọn phần mềm kế toán từ các nhà cung cấp có uy tín và có lịch sử dài. Tìm hiểu xem phần mềm đã được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp khác và xem xét đánh giá từ người dùng.
Dễ dàng sử dụng
Khả năng dễ sử dụng là yếu tố quan trọng để phần mềm kế toán thực sự phát huy hiệu quả. Nó không chỉ liên quan đến việc phần mềm có tính năng đơn giản mà còn đến việc giao diện sử dụng dễ hiểu và có khả năng cập nhật theo nhu cầu. Hãy đảm bảo lựa chọn phần mềm kế toán có giao diện thân thiện và dễ sử dụng và có thể cập nhật khi doanh nghiệp phát triển.
Trên đây là những tiêu chí quan trọng khi bạn lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng rằng những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về những lợi ích mà việc sử dụng phần mềm kế toán có thể mang lại.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ và đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm kế toán hiệu quả, hãy cân nhắc thử nghiệm phần mềm kế toán được ứng dụng nền tảng không mã tại ZILLION. Bạn có thể dễ dàng tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh và hệ thống quản lý dự án mà không cần kiến thức về lập trình. Điều này giúp bạn tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý tài chính của bạn một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: (+84) 985686063 để trải nghiệm sự tiện lợi và hiệu quả mà Nocode mang lại cho doanh nghiệp của bạn.