Phần mềm kế toán đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán cho các doanh nghiệp. Trong nội dung bài viết này, ZILLION sẽ cung cấp thông tin chi tiết về phần mềm kế toán là gì cùng với những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng được phát triển để giúp các tổ chức và doanh nghiệp quản lý tài chính và kế toán của họ một cách hiệu quả. Nó bao gồm nhiều tính năng quan trọng như quản lý sổ cái, theo dõi thu chi, tạo báo cáo tài chính và nhiều chức năng khác giúp đơn giản hóa quá trình kế toán.
Không chỉ là một công cụ thao tác, phần mềm kế toán còn đóng vai trò là một bộ phận đánh giá tình hình tài chính của tổ chức thông qua khả năng tạo ra các báo cáo, kết quả hoạt động kinh doanh, dòng tiền và thậm chí dự báo tình hình tài chính trong tương lai.
Với tính linh hoạt, phần mềm kế toán có thể đáp ứng mọi nhiệm vụ từ cơ bản đến phức tạp và phù hợp cho mọi ngành công nghiệp, quy mô doanh nghiệp, bất kể là doanh nghiệp vừa và nhỏ hay lớn.
Những khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải về kế toán
Hiện tại,nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và các hộ cá thể, vẫn chưa thực hiện việc áp dụng phần mềm kế toán trong quá trình kế toán của họ, dẫn đến một số thách thức cụ thể:
Ghi chép và xử lý chứng từ mất nhiều thời gian và dễ gây lỗi
Khi thực hiện kế toán thủ công, mọi giao dịch và chứng từ kế toán phải được ghi chép nhiều lần trên nhiều sổ sách khác nhau. Ví dụ, việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng tiền gửi đòi hỏi phải ghi chép vào sổ chi tiết công nợ phải trả và chi tiết tiền gửi ngân hàng. Điều này gây mất nhiều thời gian và cơ hội để xảy ra lỗi.
Khi có sai sót, việc xác định nơi lỗi xảy ra trở nên khó khăn. Sửa chữa sai sót yêu cầu phải điều chỉnh trên tất cả các sổ chi tiết liên quan, cũng như sổ tổng hợp, đòi hỏi công sức và thời gian đáng kể. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng của số liệu và báo cáo kế toán.
Hơn nữa, khi có thông tin quản lý chi tiết, như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp hoặc hàng hóa cần liên quan đến quá trình kế toán, việc phải nhập lại thông tin hoặc tìm kiếm từ các nguồn khác nhau gây lãng phí thời gian và dễ gây sai sót.
Sai sót trong việc tổng hợp số liệu và báo cáo
Để đảm bảo hiệu suất hoạt động, doanh nghiệp cần cập nhật và tổng hợp các báo cáo về thu chi, doanh thu và lợi nhuận hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Các nhà quản lý cần phải theo dõi và đánh giá thông tin này liên tục để có cái nhìn chính xác về tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định cơ bản cho sự phát triển của công ty.
Tuy nhiên, việc tổng hợp số liệu và báo cáo mất rất nhiều thời gian khi thực hiện thủ công, dễ gây ra sai sót và khó khăn trong việc xác minh thông tin. Điều này dẫn đến việc nhà quản lý không có thông tin điều hành hoặc không thể tiếp cận số liệu kịp thời, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, gặp khó khăn trong việc đạt được kết quả kinh doanh và thậm chí ảnh hưởng đến sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp.
Khó khăn trong việc xử lý kế toán thuế
Khi kế toán được thực hiện thủ công, mọi thay đổi trong quy định thuế từ các cơ quan thuế thường không được cập nhật kịp thời. Điều này có thể dẫn đến việc nộp báo cáo theo mẫu cũ và quy định cũ, chưa tuân thủ theo chế độ mới. Thêm vào đó, việc tự mình tổng hợp số liệu cho báo cáo có thể dẫn đến sai sót và sẽ khó để so sánh và đối chiếu với các báo cáo và số liệu khác, gây hiện tượng không khớp số liệu và thất thoát thời gian thậm chí có thể không kịp thời để nộp báo cáo theo yêu cầu thời hạn của cơ quan thuế.
Khi mà cơ quan thuế thực hiện thanh tra hoặc kiểm tra, việc cung cấp đầy đủ và nhanh chóng các chứng từ và báo cáo theo yêu cầu của họ trở nên khó khăn.
Mỗi khi có thay đổi trong quy định thuế, việc cập nhật và đảm bảo tính đúng đắn của số liệu trở nên công phu và tốn nhiều thời gian. Điều này đòi hỏi người thực hiện phải hiểu rõ quy định, thực hiện nghiên cứu chi tiết và đầu tư thời gian đáng kể.
Khó khăn trong việc kiểm soát công việc nhân viên
Khi có nhiều kế toán trong bộ phận, việc theo dõi và kiểm soát tiến độ xử lý công việc cũng như đảm bảo chất lượng công việc của từng nhân viên trở nên khó khăn cho người quản lý và kế toán trưởng.
Excel - Hạn chế trong tích hợp và an toàn dữ liệu kế toán
Excel là một phần mềm phổ biến, rẻ tiền và thuận tiện tuy nhiên nó vẫn gặp một số hạn chế:
Bảo mật thấp: Dữ liệu trong Excel dễ bị mất hoặc bị hỏng do tấn công virus máy tính.
Thiết kế tùy biến khó khăn: Cách bạn tổ chức dữ liệu, tạo báo cáo và công thức phụ thuộc vào kỹ năng người sử dụng và không dễ phổ biến.
Yêu cầu đào tạo đặc biệt: Để sử dụng Excel hiệu quả, cần đào tạo một cách tổng quan và không có nhiều tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc tiện ích hỗ trợ.
Khó linh động với mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp phát triển và số liệu tài chính phức tạp hơn, việc xử lý dữ liệu trong Excel trở nên khó khăn, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Kết nối với các hệ thống khác như Ngân hàng điện tử, Thuế điện tử và hóa đơn điện tử trở nên khó khăn.
Nền tảng không mã - Giải pháp kế toán hữu ích cho doanh nghiệp
Zilcode là một nền tảng ứng dụng không mã, cho phép các doanh nghiệp, nhà quản lý thực hiện thao tác kéo, thả để thực hiện các tác vụ kế toán, lương, thuế một cách thuận tiện.
Lợi ích của Zilcode cho bộ phận kế toán
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất:
Phần mềm kế toán ứng dụng nocode với nhiều tác vụ kế toán cơ bản, giúp giảm công việc thủ công và tiết kiệm 50% thời gian làm việc.
Cung cấp gợi ý cho các bút toán và nghiệp vụ giúp kế toán hạch toán chính xác, đặc biệt hữu ích đối với người mới ra trường không cần phải biết lập trình cũng có thể dễ dàng sử dụng.
Lưu trữ thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và nhiều thông tin khác, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và tìm kiếm thông tin.
Tổng hợp, xử lý và cung cấp báo cáo kịp thời:
Phần mềm tự động tổng hợp số liệu và kiểm tra tính chính xác của các sổ sách và báo cáo kế toán.
Cho phép xuất báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu của quản lý.
Hỗ trợ phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm chi phí:
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí phát sinh và tối ưu hóa lợi nhuận.
Tăng năng suất làm việc giúp tiết kiệm chi phí nhân lực và các chi phí liên quan khác như chi phí kiểm toán, đi lại và in ấn tài liệu.
Quản lý và giám sát công việc của nhân viên:
Ghi nhận và theo dõi các hoạt động của nhân viên, giúp quản lý nắm bắt kết quả công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
Dễ dàng quản lý công việc khi có sự thay đổi trong nhân sự.
Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu:
Phần mềm kế toán tổ chức và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, đảm bảo sao lưu thường xuyên để ngăn ngừa mất mát dữ liệu.
Lợi ích của phần mềm kế toán với giám đốc và các bộ phận khác
Trong môi trường cạnh tranh và áp lực cao hiện nay, việc sở hữu thông tin nhanh chóng đóng vai trò quan trọng. Nền tảng Zilcode cung cấp thông tin tài chính và quản trị đa chiều, ngay lập tức. Nhà quản trị có thể tra cứu thông tin về tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho hàng ngày, hàng giờ thông qua các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng, hoặc máy tính cá nhân mà không cần phải chờ đợi kế toán tổng hợp dữ liệu.
Các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng hưởng lợi từ phần mềm kế toán. Ví dụ, nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng tra cứu thông tin về tồn kho và khách hàng để thực hiện giao dịch nhanh chóng. Quản lý kinh doanh có thể theo dõi hiệu suất bán hàng của nhân viên và đưa ra biện pháp thúc đẩy hiệu suất làm việc của họ.
Tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm chi phí, đồng thời nâng cao chuyên nghiệp của đội ngũ làm việc, tạo giá trị cho thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
Phù hợp cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, với các gói tính năng linh hoạt và chi phí phù hợp, đáp ứng mục tiêu quản lý tài chính và kế toán một cách hiệu quả.
Với những chia sẻ trên đây, hy vọng rằng quý khách hàng đã có cái nhìn rõ hơn về phần mềm kế toán và các lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại. Để trải nghiệm phần mềm kế toán ứng dụng không mã vui lòng liên hệ trực tiếp với ZILLION qua Hotline: (+84) 985686063 hoặc gửi email: info@zilcode.com để nhận được phản hồi nhanh chóng.