top of page

Tầm quan trọng của xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng đối với doanh nghiệp

Updated: Mar 28

Ngày nay, cơ sở dữ liệu khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và tận dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu giúp tối ưu chiến lược kinh doanh và tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Trong bài viết này, Zilcode sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh.  

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu khách hàng

Cơ sở dữ liệu khách hàng (Customer Relationship Management) là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến khách hàng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dữ liệu này có thể bao gồm tên tuổi, thông tin liên hệ, sở thích, hành vi mua sắm...

Mục tiêu chính của việc sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng là cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết về mỗi khách hàng. Để qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình tiếp thị, bán hàng và tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.


Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng
Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

Vai trò quan trọng của xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

Cơ sở dữ liệu khách hàng là một tài sản quý giá, đóng vai trò quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Quản lý khoa học và hiệu quả dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, có thể là từ website, mạng xã hội, các kênh bán hàng...Việc quản lý dữ liệu khoa học giúp doanh nghiệp:

  • Tránh tình trạng thất lạc hoặc sai sót thông tin khách hàng, gây ảnh hưởng đến việc tiếp thị và chăm sóc khách hàng.

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc thu thập và xử lý thông tin khách hàng.

  • Tăng cường khả năng truy cập và sử dụng thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Tối ưu hóa các chiến lược, kế hoạch kinh doanh

Dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, sở thích và hành vi của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các kế hoạch, chiến lược, hoạt động kinh doanh phù hợp và tăng hiệu quả kinh doanh.


Vai trò của dữ liệu khách hàng tác động đến các hoạt động kinh doanh
Vai trò của dữ liệu khách hàng tác động đến các hoạt động kinh doanh

Xác định và phân chia nhóm khách hàng mục tiêu

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng là cách giúp doanh nghiệp xác định khách hàng mục tiêu chính xác và hiệu quả. Để phân nhóm khách hàng, doanh nghiệp có thể dựa vào các tiêu chí nhân khẩu học, hành vi, sở thích… Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến lược tiếp thị và bán hàng phù hợp với từng nhóm khách hàng mục tiêu.

Quản lý quan hệ với khách hàng

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng không chỉ là công cụ quản lý thông tin mà còn là một cơ sở cho việc tạo ra và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng. Nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi tương tác để xây dựng một cộng đồng khách hàng trung thành và hài lòng. Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng để:

  • Cá nhân hóa dịch vụ và sản phẩm theo từng đối tượng.

  • Gửi các chương trình khuyến mãi và ưu đãi phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

  • Giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh của khách hàng.

  • Tạo ra chiến lược tiếp thị đa kênh, nơi mà doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau một cách nhất quán.

Hướng dẫn các bước xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

Xây dựng một cơ sở dữ liệu khách hàng hiệu quả đòi hỏi sự chú tâm và quy trình có tổ chức. Dưới đây là các bước xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng mà bạn cần nắm: 

Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng

Điểm xuất phát quan trọng là thu thập thông tin chính xác và đầy đủ từ khách hàng. Thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập gồm:

  • Thông tin cá nhân: Họ tên, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, email cá nhân,..

  • Thông tin nhân khẩu học: Giới tính, độ tuổi, công việc, thu nhập,..

  • Thông tin hành vi: Lịch sử mua hàng, thói quen mua sắm, sở thích, nhu cầu,..

  • Thông tin tương tác: các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp, chẳng hạn như phản hồi khảo sát, nhận xét trên mạng xã hội...

Có nhiều cách để thu thập thông tin từ khách hàng, chẳng hạn như:

  • Thông tin do khách hàng cung cấp: Khách hàng cung cấp thông tin cá nhân của họ khi đăng ký nhận bản tin, mua hàng, sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp,...

  • Thông tin từ các kênh truyền thông xã hội: Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin khách hàng từ các kênh truyền thông xã hội, chẳng hạn như: Facebook, Twitter, Instagram,..

  • Thông tin từ các bên thứ ba: Doanh nghiệp có thể mua hoặc thuê dữ liệu khách hàng từ các công ty nghiên cứu thị trường.

Khi thu thập thông tin từ khách hàng, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề sau:

  • Chất lượng thông tin: Thông tin thu thập được cần phải chính xác và đầy đủ.

  • Tính bảo mật thông tin: Doanh nghiệp cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin khách hàng, không được sử dụng thông tin khách hàng cho các mục đích trái pháp luật hoặc trái ý muốn của khách hàng.


Hướng dẫn cách thu thập thông tin khách hàng
Hướng dẫn cách thu thập thông tin khách hàng

Bước 2: Phân tích thông tin

Đây là bước quan trọng cần được thực hiện nay sau việc thu thập thông tin diễn ra hoàn tất. Ở bước này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống phân loại thông tin để dễ quản lý và sử dụng. Phân tích thông tin là quá trình giúp doanh nghiệp có cơ hội nhìn sâu vào dữ liệu mà họ đã thu thập, tạo ra những hình ảnh toàn cảnh và chi tiết về hành vi và mong muốn của khách hàng.

Bước 3: Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng

Sau khi phân tích hệ thống thông tin khách hàng, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý dữ liệu khách hàng. Việc quản lý này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính an toàn và bảo mật của dữ liệu khách hàng. Đồng thời, bước này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu khách hàng khi cần thiết. Nhiệm vụ ở bước này gồm:

  • Cập nhật dữ liệu khách hàng thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.

  • Sử dụng các biện pháp bảo mật để đảm bảo tính an toàn của dữ liệu khách hàng.

  • Tích hợp dữ liệu khách hàng với các hệ thống khác của doanh nghiệp để dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu.

Với vai trò là người phân tích và quản lý dữ liệu khách hàng, bạn cần phải có những kỹ năng và công cụ hỗ trợ. Là một nền tảng thông minh ứng dụng lập trình không mã (Nocode), Zilcode cho phép các doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp và quản lý thông qua các trình kéo thả có sẵn một cách trơn tru.


Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng hiệu quả
Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng hiệu quả

Các cách quản lý dữ liệu thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng là một quá trình quan trọng giúp người dùng dễ sử dụng dữ liệu khách hàng để phục vụ cho công việc. Dưới đây là 3 cách quản lý thông tin khách hàng thường gặp:

Lưu trữ bằng sổ sách

Lưu trữ toàn bộ thông tin dữ liệu khách hàng bằng sổ sách là cách quản lý thông tin truyền thống. Cách này đơn giản và dễ thực hiện, nhưng có một số hạn chế như sau:

  • Cần không gian lưu trữ lớn: Sổ sách tốn nhiều chi phí và cần không gian lưu trữ lớn, để tránh thất lạc dữ liệu.

  • Khó khăn trong việc sử dụng thông tin: Để tìm kiếm và sử dụng thông tin khách hàng, bạn cần tìm kiếm trong sổ sách, gây mất thời gian và công sức.

  • Không an toàn: Sổ sách dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng, gây mất thông tin khách hàng.

  • Tốn chi phí: Sổ sách cần 

Hệ thống dữ liệu bằng Excel

Hệ thống thông tin khách hàng bằng Excel là một cách quản lý thông tin khách hàng phổ biến hiện nay. Cách này có ưu điểm nổi bật là có dung lượng lưu trữ lớn, do đó có thể lưu trữ được nhiều thông tin chi tiết về khách hàng. Với Excel, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và sử dụng bằng các công cụ tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có tùy chỉnh bảng Excel theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hệ thống thông tin khách hàng bằng Excel cũng có một số hạn chế như:

  • Không có công cụ phân tích dữ liệu chuyên dụng.

  • Dữ liệu phân mảnh, được lưu trữ trên nhiều folder, nhiều file.

  • Nhiều người dùng không thể truy cập cùng lúc.

  • Dữ liệu dễ bị xâm phạm, thay đổi do Excel không có tính năng bảo mật nâng cao.

Phần mềm chuyên về quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng (CRM) là một giải pháp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm này bởi các ưu điểm nổi bật như:

  • Phần mềm CRM có dung lượng lưu trữ lớn, do đó có thể lưu trữ được nhiều thông tin chi tiết về khách hàng.

  • Dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin bằng các công cụ tìm kiếm.

  • Phần mềm CRM có các công cụ phân tích dữ liệu chuyên dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích dữ liệu khách hàng để đưa ra các quyết định hiệu quả.

  • Tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ dữ liệu khách hàng khỏi sự xâm phạm.

Tuy nhiên, các phần mềm CRM có nhược điểm là thường có chi phí cao hơn so với các cách quản lý thông tin khác. Đồng thời, nhiều người dùng không có nhiều kiến thức về công nghệ cũng gặp khó khăn trong việc sử dụng CRM.


Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là công cụ hữu ích của doanh nghiệp
Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là công cụ hữu ích của doanh nghiệp

Quản lý dữ liệu khách hàng cần tuân thủ quy tắc nào?

Dữ liệu khách hàng là một tài sản quý giá giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của mình. Tuy nhiên, nó cũng dễ dàng  bị đánh cắp hoặc sử dụng sai mục đích. Do đó, việc quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả là một việc làm cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.

Dưới đây là một số quy tắc trong quản lý dữ liệu khách hàng:

Luôn bảo mật dữ liệu khách hàng

Bảo mật dữ liệu là quy tắc quan trọng nhất trong quản lý dữ liệu khách hàng. Nó không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới cả khách hàng và doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp có dụng các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu như:

  • Sử dụng tường lửa và phần mềm diệt virus để bảo vệ hệ thống máy tính.

  • Sử dụng mật khẩu mạnh cho các tài khoản truy cập dữ liệu khách hàng.

  • Hạn chế quyền truy cập dữ liệu khách hàng cho những người có liên quan.

Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Sao lưu dữ liệu là một biện pháp phòng ngừa rủi ro trong trường hợp dữ liệu khách hàng bị mất hoặc bị hỏng. Doanh nghiệp cần cài đặt sao lưu tự động dữ liệu khách hàng thông qua dữ liệu đám mây hoặc các phần mềm tự động,..


Thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh mất mát không đáng có
Thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh mất mát không đáng có

Chỉ thu thập những thông tin thật sự cần thiết

Việc thu thập quá nhiều dữ liệu không cần thiết có thể gây ảnh hưởng đến quyền riêng tư của khách hàng. Đồng thời, quá trình thu thập tốn nhiều chi phí, thời gian, công sức thu thập và không gian lưu trữ. Do vậy, doanh nghiệp chỉ nên thu thập những dữ liệu khách hàng thật sự cần thiết cho các mục đích kinh doanh.

Nên đầu tư sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng (CRM) là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp. Sử dụng CRM giúp hoạt động thu thập và lưu trữ dữ liệu được diễn ra an toàn, bảo mật. Đồng thời, các hoạt động phân tích dữ liệu cũng được thực hiện một cách nhanh chóng. Với phần mềm quản lý này, doanh nghiệp bạn có thể áp dụng để tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, marketing, bán hàng hiệu quả.

Dọn dẹp những dữ liệu cũ của khách hàng

Dữ liệu khách hàng cần được dọn dẹp thường xuyên để loại bỏ những dữ liệu cũ, không cần thiết. Việc dọn dẹp dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp:

  • Các thông tin về địa chỉ, số điện thoại,.. cần được cập nhật liên tục, tránh lưu trữ thông tin cũ, lỗi thời.

  • Giữ cho cơ sở dữ liệu khách hàng gọn gàng và dễ quản lý.

  • Tăng tốc độ truy cập và sử dụng dữ liệu khách hàng.


Phân tích dữ liệu khách hàng để đưa ra chiến lược phù hợp nhất cho doanh nghiệp
Phân tích dữ liệu khách hàng để đưa ra chiến lược phù hợp nhất cho doanh nghiệp

Hiện nay, tổ chức và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng là chìa khóa mở cánh cửa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Qua bài viết này, Zilcode hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn sâu sắc hơn về tầm quan trọng và các bước xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng. Đừng quên theo dõi website Zilcode và Fanpage Zilcode để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích về các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp nhé!




16 views0 comments

Comments


bottom of page