Ghi chấm công hàng ngày có thể không phức tạp, nhưng quy trình và cách thực hiện không phải lúc nào cũng dễ dàng cho mọi người. Để tạo một mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho nhân viên, bất kể họ đang nghỉ lương, nghỉ phép, hay nghỉ không lương. Bài viết dưới đây, Zilcode sẽ hướng dẫn cách ghi bảng chấm công hàng ngày chi tiết từ A - Z nhé!
Bảng chấm công hàng ngày là gì?
Hiện nay, phần lớn các tổ chức doanh nghiệp thường áp dụng mẫu bảng chấm công trên nền tảng Excel nhằm quản lý và theo dõi thời gian làm việc hàng ngày của từng thành viên trong tổ chức. Bảng chấm công hàng ngày là công cụ quan trọng giúp tính lương một cách hợp lý và minh bạch cho nhân viên, đồng thời cũng phục vụ cho việc đánh giá mức độ chuyên cần của họ. Ngoài ra, nó còn là tài liệu cơ bản để áp dụng các chính sách liên quan đến tăng lương, thưởng khích lệ hoặc kỷ luật nhân sự.
Bên cạnh đó, tại các doanh nghiệp, việc sử dụng bảng chấm công Excel đã trở nên phổ biến và thường xuyên trong quá trình quản lý nhân viên. Các mẫu bảng chấm công được thiết kế cụ thể, khoa học và dễ sử dụng, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty. Điều này đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và công bằng trong việc tính lương và quản lý nhân sự cho tất cả các thành viên của tổ chức.
>> Xem ngay: 7 Phần mềm quản lý KPI hiệu quả nhất 2024
Các mẫu bảng chấm công phổ biến hiện nay
Dưới đây là các bảng chấm công phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo qua như sau:
Bảng chấm công theo giờ
Khi đánh giá khối lượng công việc của người lao động, thời gian làm việc được đo bằng giờ, theo các ký hiệu quy định trong lịch làm việc và các nhà quản lý ghi nhận số giờ làm việc tương ứng. Hình thức chấm công theo giờ này thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc bán thời gian, cho phép tính toán khối lượng công việc theo giờ và phân chia công việc thành các ca làm việc khác nhau.
Bảng chấm công theo ngày
Nhân viên sẽ thực hiện việc ghi giờ làm việc một lần trước khi bắt đầu ca làm việc và một lần sau khi hoàn thành nó trong một ngày. Khối lượng công việc trong một ngày được đánh giá dựa trên các ký hiệu được liệt kê trong bảng chấm công. Trong trường hợp một ngày làm việc bao gồm 2 nhiệm vụ với thời gian khác nhau, thời gian làm việc sẽ được tính theo ký hiệu của nhiệm vụ tốn thời gian nhiều nhất hoặc nhiệm vụ được thực hiện trước.
Thường thì, hình thức chấm công này thường được áp dụng trong các tổ chức có số lượng nhân viên làm việc trong giờ hành chính nhiều. Dựa vào các bảng chấm công hàng ngày, người có trách nhiệm sẽ tổng hợp thông tin và tính toán bảng chấm công hàng tháng.
Bảng chấm công theo tuần
Phương pháp chấm công này lý tưởng cho việc báo cáo hàng tuần, đặc biệt phù hợp cho các nhà quản lý chịu trách nhiệm thực hiện báo cáo này. Mỗi tháng thường có bốn lịch hàng tuần để quản lý tính lương cho nhân viên. Cách xác định thời gian này khá hiếm hoi và thường chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật và báo cáo tiến trình công việc.
Xem thêm: TOP 7 phần mềm chấm công miễn phí tốt cho doanh nghiệp
Hướng dẫn chi tiết cách ghi bảng chấm công hàng ngày từ A - Z
Dưới đây là cách ghi bảng chấm công hàng ngày mà bạn có thể tham khảo qua như sau:
Bước 1: Hàng ngày, người trực tiếp quản lý, các phòng ban hoặc những người được ủy quyền sẽ dựa vào tình hình thực tế của bộ phận của họ để thực hiện việc chấm công cho mỗi nhân viên trong ngày. Đồng thời, họ sẽ ghi chú thông tin vào các ô tương ứng của bảng chấm công cho từng ngày trong tháng, tuân theo các ký hiệu quy định trong tài liệu.
Bước 2: Phương pháp chấm công sẽ được điều chỉnh tùy theo yêu cầu của mỗi đơn vị và sự linh hoạt của quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, người lao động, bất kể họ đang làm việc trong đơn vị hoặc thực hiện các hoạt động khác như học tập, giảng dạy, hoặc nghỉ phép, sẽ sử dụng các ký hiệu thích hợp để ghi nhận thời gian tương ứng trong ngày đó.
Bước 3: Bảng chấm công hiển thị số ngày trong tháng (tối thiểu từ 28 đến tối đa 31 ngày, phụ thuộc vào tháng đó) và liệt kê các ngày theo thứ tự trong tuần. Tạo bảng thời gian chi tiết như vậy giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên của họ.
Bước 4: Người lao động, khi tham gia làm việc trong đơn vị và tuân theo các điều khoản trong hợp đồng lao động, nội quy, và quy chế của các cơ quan hoặc tổ chức, sẽ được xem xét là một nhân viên và sẽ được đánh dấu bằng ký hiệu "X" vào ngày tương ứng trên bảng chấm công.
Bước 5: Tính toán và tổng kết hàng tháng bao gồm:
Tổng số giờ làm việc của nhân viên trong tháng.
Tổng số ngày nghỉ phép của người lao động trong tháng.
Tổng số ngày nghỉ theo quy định của Nhà nước trong tháng (bao gồm cả các ngày nghỉ chính thức và nghỉ bù).
Tổng số ngày nghỉ mà người lao động đã đăng ký trong tháng.
Tổng số ngày nghỉ của người lao động trong tháng (bao gồm nghỉ du lịch, nghỉ thai sản, nghỉ vì tai nạn lao động, nghỉ vì bệnh nghề nghiệp, nghỉ vì nghĩa vụ công việc, và các ngày nghỉ không hưởng lương).
Bước 6: Vào cuối tháng, người chấm công hoặc người phụ trách bộ phận sẽ ký vào bảng chấm công và gửi bảng chấm công cùng với các tài liệu liên quan như đơn xin nghỉ và đơn xin nghỉ không lương đến phòng kế toán để kiểm tra và so sánh.
Như vậy, bảng chấm công là một tài liệu quan trọng được sử dụng để tính lương cho nhân viên và do đó, cách ghi bảng chấm công hàng ngày có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý ngày làm việc của nhân viên. Nó giúp quản lý áp dụng chính sách về tính lương, thưởng và kỷ luật nhân viên để đảm bảo họ làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tạo ra phần mềm chấm công, hãy liên hệ ngay cho Zilcode, chúng tôi có thể giúp bạn dễ dàng tạo ra 1 bảng chấm công với các công thức hiện đại, kết nối được nhiều nguồn dữ liệu từ máy chấm công, hồ sơ nhân sự… để làm cơ sở tính lương nhanh chóng và chuẩn xác nhất.
Bài viết liên quan:
Phần mềm kế toán là gì? Lợi ích của phần mềm kế toán mang lại
Comments